申告書の様式が白黒・控なしへ会計事務所のAI-OCR読取設定7点検

国税システム更改とは、国税庁の基幹システムを入れ替える作業のことです。

書面で受け取った申告書の控えを、事務所のAI-OCRに読ませて記帳や管理台帳に流している事務所は少なくありません。その前提が今月で変わります。この記事では、様式変更の中身を一次情報で確認したうえで、事務所側のAI-OCR読取設定とファイル命名規則をどこから直すかを7つの点検項目に分けて整理します。本記事は士業のチカラ編集部が、公表されている一次情報のみを根拠に作成しています。法令の条文はe-Gov法令検索の原文で、行政の見解は各府省庁の公表資料で確認しています。国税庁は令和8年9月24日に国税システムの更改を予定しており、一部の書面申告書や申請・届出書、法定調書の様式が新しくなると公表しています（出典: 国税庁国税システムの更改について）。

白黒化と控用廃止で、事務所の読取テンプレートが合わなくなる理由

先に結論を書きます。様式が変わると、事務所のAI-OCRが持っているどの座標に何の項目があるかを記録したテンプレートがズレます。読み取れなくなるのではなく、間違った項目に間違った値が入るほうが厄介です。

国税庁の公表によると、様式の変更に当たり、申告書の控用はなくなり、申告書の配色は原則、白黒になる予定とされています（出典: 国税庁国税システムの更改について）。ここで会計事務所の実務に効いてくるのは、控用が無くなるという一点です。書面提出を続けている顧問先について、これまで控えを預かってスキャンし、AI-OCRに通して管理台帳へ落としていた流れがあるなら、その入口の紙そのものが無くなります。提出年月日の確認も、開示請求や閲覧サービス側で申告書等のヘッダーに印字される扱いへ変わると案内されています（出典: 国税庁国税システムの更改について）。

配色の白黒化も軽く見ないほうがよい変更です。多くのAI-OCR製品は、枠線の色や網掛けの濃淡を手がかりに帳票の種類を自動判別しています。カラー前提で作られた判別ルールに白黒の新様式を流すと、帳票種別の自動振り分けが外れて、法人税の申告書が消費税のテンプレートで読まれるといった事故が起こり得ます。既存の記事でも触れたとおり、AI-OCRの精度検証は導入時点で終わる作業ではなく、帳票が変わるたびに回すものです（参考: AI-OCRと自動仕訳を会計事務所に入れる7判断軸と精度検証）。

もう一つ、納付書まわりの変更が管理台帳に直撃します。納付書・所得税徴収高計算書の様式の主な変更点は、整理番号欄（8桁）がお問い合わせ番号欄（13桁）に変わる点だと国税庁は説明しています（出典: 国税庁国税システムの更改について）。桁数が8桁から13桁へ増えるため、事務所の顧客管理システムやスプレッドシートで整理番号を8桁の文字列として検証している箇所は、そのままでは新様式の値を弾きます。税務署から送付される通知等にも、通知を特定する番号として13桁のお問い合わせ番号が印字される予定とされています（同出典）。通知の仕分けを番号で自動化している事務所は、正規表現の桁数指定を見直す対象になります。

様式変更の影響は、帳票の読取だけで終わりません。事務所の中で紙の申告書に触れる工程を並べると、受領、スキャン、AI-OCRによるデータ化、台帳への転記、保管、廃棄の六つに分かれます。今回の変更が効くのは、このうち受領とスキャンの二工程です。受領する紙が控用から原本の写しへ変わり、スキャン対象の版面が白黒になります。下流の台帳と保管のルールは、上流が変わったときに初めて崩れます。上流だけ直して下流を放置すると、数か月後に照合できないデータが積み上がります。

もう一点、事務所内の呼び名の統一も地味に効きます。整理番号とお問い合わせ番号が併存する期間は、担当者同士の会話で番号の指すものが食い違います。台帳の列名、フォルダ名、メール本文で使う言葉を先に決めておくと、問い合わせ対応の速度が落ちません。

9月24日までに回す7つの点検項目

ここからが実装パートです。順番に意味があります。紙の入口を先に押さえ、そのあとで読取設定、最後に台帳側の検証ルールへ進みます。有資格者の最終確認をどこに置くかも、各工程の中で決めておきます。

第1工程は、書面提出が残っている顧問先の洗い出しです。顧問先マスタから、直近一年間に書面提出が一件でもある先を抽出します。ここで抽出された先だけが、様式変更の影響を直接受けます。e-Tax提出に一本化できている先は、この点検の対象から外して構いません。

第2工程は、控えを前提にした業務フローの棚卸しです。控用が無くなる以上、控えのスキャンを起点にしていた工程は、提出前の原本スキャンか、申告書作成ソフトからのPDF出力に置き換わります。どちらに寄せるかを先に決めないと、担当者ごとに運用が分かれます。

第3工程は、AI-OCRの帳票テンプレートの再学習です。新様式が公表された帳票から順に、サンプルを1枚読ませて、項目のマッピングが崩れていないかを目視で確認します。国税庁は、様式変更される申告書等の公表時期・受付開始時期を一覧で公開しています（出典: 国税庁国税システムの更改について）。この一覧を、事務所の点検チェックリストの母集団にするのが早道です。

第4工程は、帳票種別の自動判別ルールの見直しです。色に依存した判別条件を使っているなら、帳票名の文字列や様式番号による判別へ切り替えます。ここは製品側の設定画面で完結することが多く、ベンダーのサポートに新様式のサンプルを送って調整を依頼するのが確実です。

第5工程は、番号項目のバリデーション修正です。整理番号を8桁固定で検証しているマスタ、CSVの取込定義、Excelの入力規則を洗い出し、13桁を受け付けるよう直します（出典: 国税庁国税システムの更改について）。過去分の8桁データを消す必要はなく、新旧が混在する前提で、桁数から新旧を判別できるようにしておくと後の照合が楽になります。

第6工程は、印刷環境の点検です。国税庁は書面提出時の協力事項として、用紙は原則A4版とし、文字等の色は黒を使用すること、国税庁ホームページ等から印刷した様式を原義として繰り返しコピーすると印刷のかすれや傾き、ズレが発生し読み取りに影響するため、プリンタから直接印刷したものを使用することを挙げています（出典: 国税庁書面提出に当たって）。事務所の複合機でコピーを重ねる運用が残っているなら、この機会に直接印刷へ統一します。

第7工程は、有資格者による最終確認の位置決めです。AI-OCRが読み取った結果をそのまま台帳や申告書作成ソフトへ流すのではなく、税額・課税標準・還付口座など判断に直結する項目については、担当税理士が原本と突き合わせて確認する工程を明示的に残します。ここを省くと、読取誤りが誰のチェックも通らずに顧問先の申告へ入り込みます。

新様式の項目マッピングを整理するとき、生成AIを下書きに使えます。以下は、様式のPDFから項目名と桁数を抜き出して一覧化させるプロンプト例です。顧問先の実データは入れず、公表様式だけを対象にします。

あなたは会計事務所の業務設計担当です。
添付した国税庁公表の申告書様式PDFから、入力欄の項目名を上から順に抽出し、
次の形式のCSVで出力してください。
列: 通し番号, 項目名, 想定データ型(数値/文字列/日付), 想定桁数, 備考
- PDFに書かれていない項目を推測で追加しないこと
- 桁数が読み取れない項目は、想定桁数を「不明」とし備考に理由を書くこと
- 出力はCSVのみとし、説明文は付けないこと

読取設定を直したあとの検証にも生成AIを使えます。旧様式と新様式の差分を言語化させ、点検表に落とす使い方です。

あなたは会計事務所のAI-OCR運用担当です。
入力1: 旧様式から抽出した項目一覧CSV
入力2: 新様式から抽出した項目一覧CSV
この2つを突き合わせ、次の3分類で差分を出してください。
(1) 新設された項目 (2) 削除された項目 (3) 名称または桁数が変わった項目
各差分について「事務所側で直す対象システム」を、
顧客管理マスタ / AI-OCRテンプレート / 仕訳連携定義 / 帳票保管ルール
の4つから選び、根拠となる項目名を添えてください。
推測が入る場合は「推測」と明記してください。

この七工程を回す順番について、補足があります。第3工程のテンプレート再学習を先にやりたくなりますが、第1工程と第2工程を飛ばすと、直す必要のない帳票まで手を付けることになります。書面提出が残っていない顧問先しか使わない帳票のテンプレートを直しても、事務所の負担が増えるだけです。対象を絞ってから設定に入る順番は崩さないほうが早く終わります。

また、テンプレートの再学習では、読み取りの正解データを事務所側で用意する必要があります。新様式のサンプルに、想定される値を手で書き込んだ検証用の一式を作り、それを読ませて出力と突き合わせます。この検証用データは顧問先の実データではなく、架空の法人名と架空の金額で作ります。実データを検証に使うと、検証結果のスクリーンショットや共有ファイルの中に顧問先情報が残り、あとで消しきれません。

顧問先の申告書をAI-OCRに通す前に、事務所が決めておくこと

この工程で扱う紙は、顧問先の税務判断そのものが載った書類です。読取精度の話より先に、どこまでを外部サービスに通してよいかを事務所として決めておく必要があります。

税理士については、税理士法第38条が、正当な理由がなくて税理士業務に関して知り得た秘密を他に洩らし、又は窃用してはならないと定めています。公認会計士については、公認会計士法第27条が、正当な理由がなく、その業務上取り扱つたことについて知り得た秘密を他に漏らし、又は盗用してはならないと定めています。いずれも行為の禁止を定める条文であり、クラウド型AI-OCRの利用が条文上どう評価されるかを条文自体が書いているわけではありません。だからこそ、外部に出す範囲を事務所側で先に決め、その決め方を記録に残す運用が広がっています。

実務では、次の4点を規程または業務マニュアルに書き込む例が見られます。第一に、AI-OCRに通してよい帳票の種類を列挙すること。第二に、読取後の画像とテキストの保存先と保存期間を決めること。第三に、処理を実行できる職員の範囲と、実行ログの保存方法を決めること。第四に、利用するAI-OCR製品を棚卸しし、契約更新のたびにデータの取扱いを再確認することです。

ベンダー側の条件確認も外せません。クラウド型のAI-OCRを使う場合、入力した画像とテキストが学習に使われるか、保管される国はどこか、解約時にデータがどう消されるかは、製品ごとに扱いが違います。これらはベンダーの公式ドキュメントか契約書で確認する項目であり、営業担当の口頭説明で済ませない領域です。

個人情報の観点も併走します。個人情報の保護に関する法律第23条は、個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならないと定めています。個人情報保護委員会は生成AIサービスの利用に関する注意喚起を公表しており、事務所の規程を書く際の出発点になります（出典: 個人情報保護委員会生成AIサービスの利用に関する注意喚起等）。

顧問先への説明も必要です。書面提出の控えを預かってスキャンする運用を続けるなら、控用が無くなったあと何を預かるのかを、顧問先に事前に伝えておきます。ここを黙って運用だけ変えると、顧問先の側で事務所が控えを持っているはずだという前提が残り、税務調査の場面で食い違います。

規程に落とす際の書きぶりにも触れておきます。ここで気をつけたいのは、外部サービスの利用を一律に禁止も許可もしない書き方です。禁止だけを書くと現場が使えなくなり、結局は個人アカウントでの利用が隠れて広がります。逆に無条件で許可すると、何が入力されたか誰も追えなくなります。帳票の種類と情報の種類で切り分け、判断に迷う場合の相談先を規程内に書いておく形が、運用として続きやすい構成です。

実際に起きうる3つの事故と、その止め方

1つ目は、旧テンプレートの流用による項目ズレです。新様式を旧テンプレートで読み、課税標準の欄の値が別項目に入ったまま台帳へ流れる事故です。止め方は単純で、様式が切り替わった帳票については、最初の一件を目視照合の対象として固定する運用を入れることです。件数が増えてからではズレに気づけません。

2つ目は、桁数バリデーションによる取込エラーの放置です。8桁で検証しているマスタに13桁の番号を入れようとしてエラーになり、担当者がエラー行を飛ばして処理を続けてしまう事故です（出典: 国税庁国税システムの更改について）。飛ばした行は誰にも見えなくなります。取込エラーをログに残し、翌営業日に確認する担当をあらかじめ決めておきます。

3つ目は、e-Tax停止期間中の作業前倒しによる確認漏れです。e-Taxは令和8年9月19日0時から9月24日8時30分まで、および9月26日0時から24時まで利用できないと案内されています（出典: e-Tax 国税システムの更改に伴うメンテナンス時間について）。この期間を避けようとして送信を前倒しすると、AI-OCRで作った下書きの確認工程だけが削られがちです。停止期間の詳しい組み立ては、別記事で7工程に整理しています（参考: e-Taxが9月19日0時から停止税理士事務所が組む申告スケジュール7工程）。

点検にかかる工数と、誰が担当を持つか

規模感を示します。書面提出が残る顧問先が二十件前後の事務所であれば、第1工程と第2工程の棚卸しに半日、第3工程と第4工程のAI-OCRテンプレート調整に帳票一種類あたり一時間から二時間、第5工程のバリデーション修正に一日程度が目安です。帳票の種類が多い法人主体の事務所では、テンプレート調整だけで数日かかります。

費用面では、AI-OCR製品のテンプレート追加が契約プランの範囲内か、追加料金が発生するかで差が出ます。ベンダーに調整を依頼する場合の費用も事前に確認しておく項目です。ここは製品ごとに条件が異なるため、自事務所の契約書を確認するのが確実です。

担当の持ち方については、AI-OCRの設定を触れる職員を一名に絞り、その職員が変更履歴を残す形が管理しやすくなります。誰でも設定を触れる状態にすると、読取結果が変わった原因を後から追えません。設定変更の記録は、日付・変更した帳票・変更内容・確認者の4項目で足ります。

電子帳簿保存法の要件緩和とAI-OCRの組み合わせについては、別記事で工程に落としています（参考: 電子帳簿保存法の2026年要件緩和とAI-OCRで会計事務所が削る6工程）。今回の様式変更と保存要件の見直しは、同じ紙を扱う業務なので、点検を分けずにまとめて回すほうが効率的です。

点検の記録そのものも、あとで役に立ちます。どの帳票をいつ確認し、誰が承認したかを残しておくと、翌年以降に様式が改まったときの作業手順がそのまま使えます。国税システムの更改は今回で終わりではなく、様式や仕様は今後も更新されます。一度きりの対応として片付けず、事務所の年次点検メニューに組み込んでおくと、次回の負担が下がります。

書面提出が減る流れの中で、事務所の読取工程はどこへ向かうか

国税庁はe-Tax申告を推進しており、ベンダーソフトから最新の様式が出力されない場合などにはその様式でも提出はできるが、多くのメリットがあるe-Tax申告の利用を求めています（出典: 国税庁国税システムの更改について）。控用の廃止も白黒化も、書面を前提にした運用が縮む方向の変更です。

そうなると、事務所のAI-OCRが読む対象は、申告書そのものから、顧問先が持ち込む請求書・領収書・通帳といった原始資料へ重心が移ります。申告書は電子で完結し、AI-OCRは記帳の入口で使う道具になる、という構図です。今回の点検は、その移行の途中で発生する調整と位置づけると納得しやすくなります。

もう一つ論点になるのが、通知の受け取り方です。処分通知等の電子交付は対象が拡大され、電子交付の同意方法が原則として申請等の都度の同意から事前の一括同意に変わると案内されています（出典: 国税庁国税システムの更改について）。紙で届く通知が減れば、通知をスキャンして読ませる工程自体が不要になります。事務所として、いつ一括同意へ移るかを決める時期が来ています。

よくある質問

様式が変わると、過去に提出した申告書の控えは使えなくなりますか

いいえ、過去に提出済みの控えがそのまま無効になるわけではありません。変更されるのはこれから提出する書面の様式であり、事務所が保管している過去の控えの扱いが変わるという案内は出ていません。事務所側で対応が要るのは、新様式を読ませるAI-OCRのテンプレートと、新旧が混在する台帳の検索・照合の方法です。

整理番号は今後どうなりますか

納付書・所得税徴収高計算書について、整理番号欄（8桁）がお問い合わせ番号欄（13桁）に変わると国税庁が公表しています（出典: 国税庁国税システムの更改について）。お問い合わせ番号は税務署において発番し、通知等に印字されると説明されています（同出典）。事務所の管理台帳では、旧番号と新番号を別の列で持ち、桁数で判別できるようにしておく設計が扱いやすくなります。

AI-OCRの読取設定は、いつ直すのが適切ですか

新様式が公表され、実物のサンプルを入手できた時点が最初のタイミングです。国税庁は様式変更される申告書等の公表時期・受付開始時期を一覧で公開しているため（出典: 国税庁国税システムの更改について）、公表順に着手するのが現実的です。受付開始後に慌てて直すと、繁忙期と重なる帳票で作業が滞ります。

白黒の様式はAI-OCRの精度に影響しますか

影響し得ます。色を手がかりに帳票種別を判別している設定では、判別が外れる可能性があります。一方で、国税庁が書面提出時に文字等の色は黒を使用するよう求めていることからも分かるとおり（出典: 国税庁書面提出に当たって）、白黒で読み取ること自体は前提とされた設計です。事務所側は、色に依存しない判別条件へ切り替える対応が中心になります。

顧問先に何を案内すればよいですか

書面提出を続ける顧問先には、様式が新しくなること、控用が無くなること、納付書の番号欄が変わることの3点を伝える例が多く見られます（出典: 国税庁国税システムの更改について）。案内文の下書きは生成AIで作れますが、顧問先固有の事情に触れる部分は担当税理士が加筆する前提で組み立てます。

事務所のAI-OCRに顧問先の申告書を通してよいかは、どう判断しますか

判断の出発点は、そのAI-OCR製品が入力データをどう扱うかの確認です。学習利用の有無、保管場所、解約時の削除方法をベンダーの公式ドキュメントで確認したうえで、事務所として通してよい帳票の範囲を決め、記録に残す運用が広がっています。守秘義務の根拠条文としては税理士法第38条と公認会計士法第27条があり、いずれも秘密を洩らすことを禁じる規定です。条文の当てはめは、個別の事案ごとに有資格者が行う領域になります。

点検を今からやっても間に合いますか

書面提出が残る顧問先の数によります。棚卸しだけなら半日で終わる事務所も多く、まず対象先を確定させることを先にやると、残る作業量が見えます。テンプレート調整は帳票単位で分割できるため、使用頻度の高い帳票から順に着手する進め方が現実的です。

電子交付の一括同意は、事務所側で先に進めてよいものですか

電子交付の同意は納税者本人の手続であり、事務所が代わりに決めるものではありません。国税庁は、電子交付の同意方法が原則として申請等の都度の同意から事前の一括同意に変わり、これまで電子交付を利用していた方も含めてe-Tax上で一括同意の手続が必要になると案内しています（出典: 国税庁国税システムの更改について）。事務所としてできるのは、顧問先ごとに同意の要否と時期を整理し、顧問先が判断できる材料を渡すところまでです。同意後は通知が電子で届くため、受信の見落としを防ぐ確認担当を事務所内で決めておく運用が要ります。

参考文献

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本記事の作成体制について

本記事は士業のチカラ編集部が、公表されている一次情報のみを根拠に作成しています。法令の条文はe-Gov法令検索の原文で、行政の見解は各府省庁の公表資料で、それぞれ確認したうえで記載しています。引用元は本文中および参考文献にすべて明示しています。

本記事には特定の資格者による監修は入っていません。個別の事案について法令の当てはめや手続の可否を判断する必要がある場合は、当該分野の有資格者にご相談ください。本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別具体的な法律判断・税務判断・労務判断を提供するものではありません。

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