入力範囲の線引きとは、AIに渡す依頼者情報の種類と粒度を事前に決める運用のことです。

登記申請書や委任状の下書きを生成AIに任せるとして、依頼者の氏名、住所、生年月日、本人確認の記録のうち、どこまでをプロンプトに含めるか。この線を事務所として言葉にできているかどうかで、AI活用の安全度は大きく変わります。本記事では、司法書士事務所が登記書類の下書きに生成AIを使うときに、入力する情報の範囲を決める七つの手順と、事務所規程に落とすときの論点を整理します。本記事は士業のチカラ編集部が、公表されている一次情報のみを根拠に作成しています。法令の条文はe-Gov法令検索の原文で、行政の見解は各府省庁の公表資料で確認しています。個人情報保護委員会は令和5年6月2日に、生成AIサービスの利用に関する注意喚起を公表しており、個人情報を含むプロンプトを入力する場合は、利用目的の達成に必要な範囲内かどうかを十分に確認することを求めています（出典: 個人情報保護委員会 生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について）。

道具の選び方や、相続登記の流れ全体の中でAIをどこに置くかは、すでに別の記事で扱っています。ここでは、入力する情報そのものの線引きに絞ります。

登記書類のAI下書きと、本人確認情報を取り巻く2026年の状況

司法書士の登記書類の作成は、法律上、業務の中心に置かれています。司法書士法第3条は、登記又は供託に関する手続の代理や、法務局に提出する書類の作成を司法書士の業務として掲げています（出典: 司法書士法第3条）。申請書、委任状、添付書面の下書きは、定型的な部分が多いため、生成AIと相性のよい工程です。実際、前裁きの工程にAIを入れて時間を縮めた事務所の事例も紹介されています。詳しくは司法書士事務所のAI活用3事例で整理しています。

一方で、登記の現場には、他の士業にはあまり見られない情報が流れ込みます。それが本人確認に関する情報です。不動産登記法第23条は、登記義務者に対する事前通知の仕組みを定めたうえで、申請が登記の申請の代理を業とすることができる代理人によってされた場合に、登記官が代理人から、申請人が登記義務者であることを確認するために必要な情報の提供を受け、その内容を相当と認めるときは、事前通知の規定を適用しない旨を置いています（出典: 不動産登記法第23条第4項第1号）。この、代理人が提供する情報が、実務で本人確認情報と呼ばれているものです。

本人確認情報の中身は、不動産登記規則第72条が定めています。同条は、資格者代理人が申請人と面談した日時、場所及びその状況を明らかにすること、申請人と面識があるときはその旨と面識が生じた経緯を明らかにすること、面識がないときは申請人から提示を受けた書類の内容と、申請の権限を有する登記名義人であると認めた理由を明らかにすることを挙げています（出典: 不動産登記規則第72条）。提示を受ける書類として、運転免許証や個人番号カード、旅券、在留カードなどが条文に並んでいます。つまり、本人確認情報は、書類の写しの束ではなく、面談の状況と判断の理由を文章にしたものです。

ここに生成AIをどう関わらせるかが、論点になります。面談の状況や判断の理由は、司法書士本人が見聞きしたことそのものであり、AIが推測で埋めてよい部分ではありません。他方で、文章の型を整えたり、記載漏れがないかを見たりする補助であれば、個人を特定できる情報を渡さなくても成り立ちます。この、渡す情報と渡さない情報の分け方を決めておくことが、本記事の主題です。

個人情報保護委員会の注意喚起は、もう一つの軸を示しています。個人情報取扱事業者が、あらかじめ本人の同意を得ることなく生成AIサービスに個人データを含むプロンプトを入力し、その個人データが応答の出力以外の目的で取り扱われる場合には、個人情報保護法の規定に違反することとなる可能性があると記しています。そのため、サービス提供事業者が入力された個人データを機械学習に利用しないことなどを十分に確認することを求めています（出典: 個人情報保護委員会 生成AIサービスの利用に関する注意喚起等（別添１））。登記書類の下書きに限らず、司法書士事務所がAIに依頼者情報を渡すときの出発点になる文書です。

整理すると、線引きは二つの問いで決まります。一つは、その情報が登記の手続に必要な範囲を超えていないかという、利用目的の問いです。もう一つは、渡した先のAIサービスが、その情報をどう扱うかという、提供先の問いです。以降の手順は、この二つの問いを、日々の下書き作業の中で回せる形にしたものです。

入力範囲を線引きする7手順と、プロンプト例

手順は、案件を受けた直後から、下書きを司法書士が確定させるまでの流れで並べます。各手順に、何を入力し、何が返るかを添えます。

手順1は、案件ごとに入力してよい情報の階層を決めることです。事務所の中で、情報を三つの階層に分けます。第一階層は、個人を特定できない情報で、登記の種類、物件の種別、申請の流れ、必要書類の一般的な項目などです。第二階層は、仮名や記号に置き換えた情報で、依頼者を甲、相手方を乙とするようなものです。第三階層は、氏名、住所、生年月日、不動産の地番や家屋番号、本人確認書類の記載内容など、個人や物件を特定できる情報です。AIに渡してよいのは第一階層と第二階層まで、とするのが最も単純な運用です。

手順2は、入力前に、案件の情報を置き換える作業を挟むことです。依頼者の氏名は甲、乙のような記号に、住所は市区町村名までに、生年月日は年代に、不動産は物件種別だけに置き換えます。この置き換えは、司法書士本人または補助者が、手元の書面を見ながら行います。AIに置き換えを任せると、置き換え前の情報をそのまま渡すことになるため、この工程だけはAIの外に置きます。ここで返ってくるのは、AIに渡してよい形に整えた案件メモです。

手順3は、AIに依頼する作業の種類を、下書きの型づくりに限定することです。申請書の記載項目の並べ方、委任状の文案の骨格、添付書面の一覧表の雛形、依頼者へ送る確認事項のメール文案など、型の部分をAIに作らせます。入力するのは第一階層と第二階層の情報だけなので、返ってくるのは、仮名のまま使える雛形です。具体的な氏名や地番は、雛形ができてから、司法書士が自分の手元で差し込みます。

手順4は、本人確認情報の部分を、AIに書かせないと決めることです。面談の日時、場所、状況、面識の有無、提示を受けた書類の内容、本人と認めた理由は、不動産登記規則第72条が明らかにすることを求めている事項です。これらは司法書士本人が把握した事実であり、AIに入力して文章化させる工程そのものを、事務所の運用から外します。使うとしても、記載項目の漏れを確かめるための、項目名だけを渡すチェックに限ります。

手順5は、AIの出力を、司法書士が一次資料と照合する工程を、手順の中に固定することです。AIが返した雛形に、依頼者の情報を差し込んだ後で、申請書の記載事項を登記事項証明書、売買契約書、遺産分割協議書などの原本と一つずつ突き合わせます。条文や省令を引いている箇所は、e-Gov法令検索で原文を開いて確かめます。AIが存在しない条番号を出力する問題は、判例や条文の引用で報告されており、検証の考え方は生成AIの架空判例・架空条文を止める5つの関門で整理しています。

手順6は、入力した内容と提供先のサービスを、案件ごとに記録することです。いつ、誰が、どのAIサービスに、どの階層の情報を入力したかを、案件管理の記録に一行残します。この記録がないと、後から依頼者に問われたときに、事務所として説明ができません。記録の粒度は、入力したプロンプトの全文ではなく、階層と目的、サービス名、日付で足ります。プロンプトの全文を保存すると、そこに含まれる情報の保管先が増えるため、保存しない運用のほうが管理は簡単です。

手順7は、確定した書類について、AIの関与の有無を事務所内で見える形にすることです。AIを使って下書きを作った書類には、案件管理の記録に印を付け、司法書士が最終確認を行った日付と担当者を残します。印の目的は責任の所在を明らかにすることであり、AIを使ったことを隠す、あるいは強調するためのものではありません。登記申請の最終的な責任は司法書士にあるため、確認者の記録が、事務所の説明責任の中心になります。

ここからは、手順2から手順3にかけて使える、プロンプトの例を二つ示します。いずれも、実在の依頼者を想起させない仮名で書いています。

あなたは司法書士事務所の補助者です。以下の条件で、所有権移転登記の申請書の記載項目の雛形を作ってください。
条件: 登記の目的は所有権移転。原因は売買。申請人は権利者の甲と義務者の乙。不動産は土地一筆と建物一棟(仮)。
出力: 記載項目名と、その項目に何を記載するかの説明のみ。具体的な氏名、住所、地番は出力しないでください。
注意: 条文番号を引用する場合は、確認が必要な箇所として末尾に一覧にしてください。

以下は、事務所で使う本人確認の事前案内メールの骨格です。甲さんに宛てた文面の雛形を作ってください。
条件: 面談の日時と場所は空欄にする。持参いただく書類の種類は、運転免許証、個人番号カードなどの一般的な例を挙げる。
禁止: 具体的な氏名、住所、生年月日、書類番号を創作しないこと。
出力: 件名と本文。差し込む箇所は【】で示してください。

どちらのプロンプトも、入力する情報は第一階層と第二階層に収めています。出力に具体的な情報が出てきたら、それは創作であり、そのまま使えません。この二つの例を、事務所の標準プロンプトとして共有しておくと、担当者ごとの入力のばらつきを抑えられます。

依頼者の情報をAIに渡す前に、事務所で決めておく三つのこと

登記書類の下書きにAIを使うときの守秘義務と規程の論点は、三つに絞れます。第一に、司法書士法上の秘密保持の義務との関係。第二に、個人情報保護法上の利用目的と提供先の確認。第三に、依頼者への説明です。

第一の司法書士法です。司法書士法第24条は、司法書士又は司法書士であった者は、正当な事由がある場合でなければ、業務上取り扱った事件について知ることのできた秘密を他に漏らしてはならないと定めています（出典: 司法書士法第24条）。生成AIに依頼者の情報を入力することが、他に漏らすことに当たるかどうかは、サービスの仕組みや契約条件によって評価が分かれ得る論点であり、条文だけから結論が出るものではありません。だからこそ、事務所としては、渡す情報の範囲を狭くして、論点そのものを小さくする運用が選ばれています。同法第2条が、司法書士は常に品位を保持し、公正かつ誠実に業務を行うことを定めている点も、運用を考える際の背景になります（出典: 司法書士法第2条）。

第二の個人情報保護法です。同法第18条は、個人情報取扱事業者が、あらかじめ本人の同意を得ないで、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱うことを制限しています（出典: 個人情報保護法第18条）。同法第23条は、取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じることを定め、同法第25条は、個人データの取扱いを委託する場合の委託先への監督を定めています（出典: 個人情報保護法第23条、同法第25条）。同法第27条は、法令に基づく場合などを除き、あらかじめ本人の同意を得ないで個人データを第三者に提供することを制限しています（出典: 個人情報保護法第27条）。生成AIサービスへの入力が、委託なのか、第三者提供なのか、あるいは提供に当たらない取扱いなのかは、サービスの利用条件の読み方に左右されます。個人情報保護委員会の注意喚起は、サービス提供事業者の利用規約やプライバシーポリシーを十分に確認して判断することを求めており、事務所の判断材料はそこから出発します。

提供先のAIサービスの条件も、確認の対象です。たとえばAnthropicは、法人向けの製品であるClaude for WorkやAnthropic APIについて、入力と出力を既定ではモデルの学習に使わない旨を説明しています。同ページは、個人向けのプランについては別の扱いになることも示しており、同じベンダーでもプランによって条件が異なります（出典: Anthropic Privacy Center Is my data used for model training?）。他のベンダーについても、事務所が契約するプランの規約と、データの保存期間、学習への利用の有無、管理者による設定項目を、導入時に文書で確認しておきます。

第三は、依頼者への説明です。司法書士の依頼者は、登記の手続を依頼したのであって、AIの利用に同意したわけではありません。そのため、事務所がAIを使う場合の取扱いを、委任契約の説明書面や、事務所のプライバシーポリシーに記載し、依頼時に説明する運用が考えられます。説明の内容は、AIを使う作業の種類、入力する情報の範囲、依頼者の個人を特定できる情報は入力しないこと、最終確認は司法書士が行うことの四点で足ります。依頼者が希望しない場合に、AIを使わない対応を選べるようにしておくと、説明の説得力が増します。

事務所規程に落とすときの条項例を、運用例として挙げます。ここに挙げるのは、規範ではなく、規程の書き方の一例です。

• 入力する情報は、個人を特定できない情報と、記号に置き換えた情報に限る、という趣旨の条項
• 氏名、住所、生年月日、地番、本人確認書類の記載内容は、AIサービスに入力しない、という趣旨の条項
• 本人確認情報の作成は、AIに行わせない、という趣旨の条項
• 利用してよいAIサービスは、事務所が契約条件を確認したものに限る、という趣旨の条項
• AIを使った案件は、使用したサービスと入力の階層を記録する、という趣旨の条項

規程は、作って終わりではなく、ツールの条件が変わったときに見直す対象です。見直しの周期や改訂履歴の残し方は、事務所の生成AI利用規程を四半期で点検する7手順にまとめています。

登記書類のAI下書きで起こり得る三つの失敗と回避策

失敗の一つ目は、置き換え前の情報をそのまま入力してしまうことです。たとえば、売買による所有権移転の案件で、担当者が売買契約書の本文をまるごと貼り付けて、申請書の下書きを頼んだとします。契約書には、当事者の氏名、住所、不動産の表示、代金額が含まれています。意図は申請書の項目を整えることでも、結果として、依頼者の個人情報と取引内容が提供先のサービスに渡ります。回避策は、入力前の置き換え工程を手順に固定し、置き換えの済んだ案件メモ以外は入力欄に貼らないと決めることです。貼り付け用のメモの雛形を事務所の共有フォルダに置いておくと、担当者の手間が減ります。

二つ目は、AIが本人確認の文面を創作してしまうことです。面談の状況を整えてほしいと頼むと、AIは、もっともらしい面談の日時や場所、提示された書類の内容を補って文章にすることがあります。不動産登記規則第72条が求めているのは、資格者代理人が実際に面談し、実際に確認した事実を明らかにすることです。創作された文面が、確認の記録として書類に混ざれば、事務所の信用に関わります。回避策は、手順4のとおり、本人確認情報の作成そのものをAIの作業から外すことです。AIに頼むのは、記載項目の抜けを見るための項目名のチェックに限ります。

三つ目は、事務所内でAIの利用が野良化し、誰が何を入力したか追えなくなることです。個人契約の無料のサービスを、担当者がそれぞれ自分の判断で使い始めると、事務所として提供先の条件を把握できません。無料のサービスや個人向けのプランでは、入力した内容の扱いが法人向けと異なる場合があります。回避策は、利用してよいサービスの一覧を事務所で決め、その一覧にないサービスは業務情報を入力しない、という運用を採ることです。一覧は、契約条件を確認した日付と一緒に管理します。無料の試行から段階的に導入する進め方は、生成AIを事務所に段階導入する5ステップで扱っています。

これらの失敗に共通するのは、どれも、技術の問題ではなく、運用の抜けから起きている点です。AIの性能が上がっても、入力の範囲を人が決めるという構図は変わりません。

費用・工数・体制をどう見積もるか

費用は、サービスの契約料と、運用を回す人の時間の二つに分かれます。サービスの契約料は、利用するプランと人数で決まります。法人向けのプランは、個人向けより管理機能やデータの扱いの条件が整っていることが多い一方で、最低人数や契約形態に条件が付く場合があります。金額は各社が公式サイトで公開しており、為替や改定で変わるため、導入時点で各社の公式ページで確認してください。本記事では、特定のプランの金額には触れません。

工数は、初期の設計と、日々の運用に分かれます。初期の設計では、情報の階層の定義、置き換えの雛形、標準プロンプト、記録の様式、事務所規程の条項案を作ります。これらは、一度作れば、案件ごとに作り直すものではありません。日々の運用で増えるのは、置き換え作業と、一次資料との照合、記録の一行です。照合は、AIを使わない場合にも行っている作業なので、実質的に増えるのは置き換えと記録の分です。

体制は、事務所の規模に合わせて決めます。司法書士が一人の事務所では、所長が規程と標準プロンプトの管理者を兼ねます。補助者が複数いる事務所では、規程の管理者を一人決め、プロンプトの更新や、利用サービスの条件確認を担当してもらいます。管理者は、四半期ごとの点検の記録を残します。数名規模の事務所での有料プランの試算方法は、生成AIの有料プラン料金を数名規模の事務所で試算する7観点が参考になります。

どの規模でも、費用対効果を測る際は、下書きに要した時間の短縮だけを見ないことが大切です。置き換えと照合と記録の時間を差し引いた正味の時間で比べると、導入の判断を誤りにくくなります。

今後の論点 入力範囲の線引きは、ツールの変化に合わせて見直す対象になる

今後の論点は、三つあります。一つ目は、法人向けのAIサービスの条件が、ベンダーごと、プランごとに変わり続けることです。入力が学習に使われるかどうかや、保存期間の扱いは、規約の改定で変わり得ます。線引きを一度決めて終わりにせず、利用サービスの条件を定期的に見直す運用が、論点になります。

二つ目は、個人情報保護法の改正の動きです。個人情報の取扱いに関する制度は見直しが続いており、生成AIの利用に関わる規律の整理が進むかどうかは、個人情報保護委員会などの公表資料で追う必要があります。本記事の内容は、公表資料の確認時点のものであり、改正の動向は要確認です。

三つ目は、登記のオンライン化とAIの関係です。申請手続の電子化が進むほど、書類の下書きや整合性の確認といった定型的な工程にAIが入りやすくなります。そのとき、司法書士が担うのは、面談で本人を確認する工程と、書類を最終的に確定させる工程だと考えられます。AIに任せる範囲が広がるほど、任せない範囲を言葉にしておく意味が増します。線引きは、AIを使わないための規則ではなく、安心して使うための前提になります。

よくある質問

登記書類の下書きに、依頼者の氏名を入れてもよいですか。

氏名を入力するかどうかは、提供先のサービスの条件と、事務所の規程によって決まります。個人情報保護委員会の注意喚起は、個人データを含むプロンプトを入力する場合に、利用目的の範囲内かどうかや、サービス提供事業者が機械学習に利用しないかどうかを確認することを求めています。本記事では、氏名は記号に置き換えて入力する運用を例として示しました。

本人確認情報の下書きをAIに作らせることはできますか。

本人確認情報の中身は、資格者代理人が面談した日時、場所、状況、面識の有無などを明らかにするものとして、不動産登記規則第72条に定められています。これらは司法書士本人が確認した事実なので、AIに文章化させる工程は、事務所の運用から外す考え方を本記事では紹介しました。AIを使うとしても、記載項目の抜けを確かめる項目名のチェックにとどめる運用が考えられます。

AIサービスが入力を学習に使わないことは、どこで確認できますか。

各ベンダーの利用規約、プライバシーポリシー、データ取扱いに関する公式ページで確認できます。たとえばAnthropicは、法人向け製品について、入力と出力を既定ではモデルの学習に使わない旨を公式ページで説明しています。同じベンダーでも、個人向けのプランでは扱いが異なる場合があるため、契約するプランごとの確認が要ります。

依頼者に、AIを使うことを説明する必要はありますか。

説明の要否や方法は、事務所の判断と、依頼者との委任契約の内容によって決まります。本記事では、委任契約の説明書面や事務所のプライバシーポリシーに、AIを使う作業の種類と入力する情報の範囲を記載し、依頼時に説明する運用を例として紹介しました。具体的な扱いは、所属する司法書士会の案内などを確認してください。

司法書士法上の守秘義務と、AIへの入力はどう関係しますか。

司法書士法第24条は、業務上取り扱った事件について知ることのできた秘密を、正当な事由がある場合でなければ他に漏らしてはならないと定めています。AIへの入力がこれに関わるかどうかは、サービスの仕組みや契約条件の読み方に左右される論点です。そのため、入力する情報の範囲を狭くして、論点自体を小さくする運用が選ばれています。個別の事案の判断は、所属する司法書士会や有資格者にご相談ください。

無料のAIサービスを試しに使う場合は、何に気をつけますか。

無料のサービスでは、入力内容の扱いが有料の法人向けと異なる場合があるため、業務情報は入力せず、公開されている一般的な情報だけで試す運用が考えられます。試行の結果をもとに、契約条件を確認したうえで本導入に進む流れが、段階導入の基本です。

参考文献

• e-Gov法令検索 司法書士法
• e-Gov法令検索 不動産登記法
• e-Gov法令検索 不動産登記規則
• e-Gov法令検索 個人情報の保護に関する法律
• 個人情報保護委員会 生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について
• Anthropic Privacy Center Is my data used for model training?

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