GeminiのGemsがスキルへ移行士業事務所が2027年3月までに済ませる棚卸しと作り直し7手順

Gemsからスキルへの移行とは、Geminiのカスタム指示の置き場所の変更のことです。

事務所のGeminiに、契約書チェック用や議事録用のGemを登録している場合、その置き場所が変わろうとしています。この記事では、Googleが公表した移行日程を整理し、事務所で使っているGemの棚卸しから、スキルとしての作り直し、運用ルールの更新までを7手順で示します。本記事は士業のチカラ編集部が、公表されている一次情報のみを根拠に作成しています。法令の条文はe-Gov法令検索の原文で、行政の見解は各府省庁の公表資料で確認しています。前提として、Googleは2026年9月30日付のWorkspace Updatesブログで、Gemini appとWorkspaceにスキルを展開すると公表しています（出典: Google Workspace Updates 2026年9月30日）。

公表された移行日程を整理する

日程は、利用形態によって異なります。Googleの管理者向けヘルプによると、Workspaceのスキルは、Rapid Releaseドメインで2026年10月5日から展開が始まり、10月12日までに完了する見込みです。Scheduled Releaseドメインでは、2026年10月19日から展開が始まり、2026年11月中旬までに完了する見込みとされています（出典: Google Workspace 管理者ヘルプ Gemsからスキルへの移行）。

Gemini appのスキルは、RapidとScheduledの両方のドメインで2026年10月13日から段階的に展開され、2026年11月中旬に完了する見込みです。この間は、Gemsとスキルの両方を作成して使えると記載されています。2026年11月17日には、GemsがGemini appの設定パネルに移動します。作成、編集、利用は引き続きできます（出典: 同ヘルプ）。

事務所にとって最も重要なのは、ビジネスとエンタープライズの期限です。2027年3月1日以降、Gemsの作成、編集、利用ができなくなり、設定パネルから削除されます。Workspace StudioのAsk a Gemステップを含むフローも停止します。教育向けは2027年6月1日以降です（出典: 同ヘルプ）。

もう一つ、混同しやすい点があります。Googleのブログによると、現時点でも、Workspace StudioのフローにAsk a Gemステップを新たに追加することはできません。既存のフローは動作を続けます（出典: Google Workspace Updates 2026年9月30日）。つまり、期限の前から、新しい自動化にはGemを使えない状態になっています。

なお、こうした日付は、公表後に更新される可能性があります。自動移行の詳細は、開始の少なくとも30日前に管理者へ共有される予定とされているため、管理者は告知を随時確認する運用になります。

自動移行を待たずに作り直す理由

Googleは、Gemsが2027年3月1日以降に残っていた場合、下書きのスキルに自動移行すると説明しています。移行されたものは、作成者のスキル一覧に非アクティブの下書きとして表示されます。作成者が確認して有効化するまで、使用も共有もできません。名前、説明、カスタム指示、アップロード済みのナレッジファイルは保持され、Driveの権限と共有設定も引き継がれるとされています（出典: Google Workspace 管理者ヘルプ Gemsからスキルへの移行）。

自動移行があるなら、待てばよいのではないか、という考え方もあります。ただ、非アクティブの下書きになるということは、有効化されるまで業務で使えないということです。繁忙期に、担当者が不在のまま期限を迎えると、事務所のGemが止まる状態になります。同ヘルプは、重要なGemsについて、指示文をコピーし、ナレッジファイルを再アップロードして、動作を確認する手動の再作成を推奨しています。

さらに、スキルはGemini appとWorkspaceアプリの間で同期されません。両方で同じスキルを使いたい場合は、Google Workspace Studioで手動で再作成する必要があると記載されています。事務所で、個人のGeminiと、事務所のWorkspaceの両方を使い分けている場合、作り直しは二度発生する可能性があります。

Workspaceのスキルは、Business Starter、Standard、Plus、Enterprise Starter、Standard、Plusのほか、AI Expanded Accessなどの対象です。また、Workspaceのスキルは18歳以上のユーザーのみが対象と記載されています（出典: Google Workspace Updates 2026年9月30日）。事務所の契約プランが対象に入っているかは、管理画面と契約内容で確認してください。

7手順で進める棚卸しと作り直し

手順1は、Gemの棚卸しです。入力は、事務所の全スタッフが作成または利用しているGemの一覧です。出力は、名前、用途、作成者、最終利用時期、共有範囲、ナレッジファイルの有無を並べた台帳です。管理者が全員の個人Gemを把握するのは難しいため、スタッフ全員に申告を依頼します。ここで、野良のGemが見つかることがあります。

手順2は、重要度の仕分けです。台帳の各行を、業務で日常的に使うもの、たまに使うもの、使っていないものに分けます。使っていないものは、移行せずに廃止する候補にします。仕分けは、事務所の責任者と作成者が決めます。

手順3は、指示文とナレッジの点検です。再作成の前に、指示文に顧問先固有の情報が埋め込まれていないかを確認します。ナレッジファイルに、顧問先の書類が含まれている場合は、移行前に外します。この点は後の守秘義務の節で扱います。

手順4は、スキルとしての作り直しです。指示文を貼り直し、必要なナレッジを再アップロードして、動作を確認します。確認用に、架空の入力で試すプロンプト例を用意しておくと、旧Gemと新スキルの出力を並べて比較できます。

以下は架空のA社の議事録メモです。このメモから、決定事項、期限のある宿題、確認が必要な事項を分けて一覧にしてください。
メモに書かれていない内容は足さず、不明な点は要確認と書いてください。
【メモ】
A社の担当者から、来月の契約更新について、条件の見直しを相談したいとの連絡があった。日程は未定。

手順5は、旧Gemとの出力比較です。同じ架空の入力を、旧Gemと新スキルに与え、出力の差を有資格者が読みます。差があった場合は、スキル側の指示文を調整します。モデルの切替時に同じ考え方で検証セットを作る方法は、別の記事で整理しています（参照: 新モデルが出ても慌てない士業事務所が実案件から検証セットを作る7手順）。

手順6は、共有範囲の再設定です。自動移行ではDriveの権限と共有設定が引き継がれるとされていますが、手動で作り直したスキルの共有範囲は、作成者が設定し直す必要があります。事務所内の誰に共有するか、顧問先に共有しないかを、台帳に記録します。

手順7は、旧Gemの停止と記録です。新スキルの動作確認が済んだら、旧Gemの利用を止め、台帳に停止日を記録します。期限の2027年3月1日より前に、事務所のGemがゼロになる状態を目標にすると、期限当日の混乱を避けられます（出典: Google Workspace 管理者ヘルプ Gemsからスキルへの移行）。

守秘義務・規程上の論点

スキルの作り直しは、事務所の生成AI利用ルールを見直す機会でもあります。守秘義務の根拠は、職種ごとに条文があります。弁護士については弁護士法第23条が、職務上知り得た秘密を保持する権利を有し、義務を負うと定めています。税理士については税理士法第38条が、税理士業務に関して知り得た秘密を他に漏らし、又は窃用してはならないと定めています。公認会計士については公認会計士法第27条、行政書士については行政書士法第12条、社会保険労務士については社会保険労務士法第21条が、それぞれ秘密を守る義務を定めています。これらを自事務所の運用へ当てはめる作業は、有資格者の判断事項です。

データの扱いについて、Googleは製品ページで、お客様のデータはお客様のものであり、Geminiモデルのトレーニングや広告のターゲット設定に使用されることはないと説明しています（出典: Google Workspace AIのご紹介）。ただし、同ページの記述は主に組織データについてのものです。個人アカウントのGeminiと、事務所契約のWorkspaceでは、データの扱いが異なる可能性があるため、事務所の業務で使うのは契約したWorkspace側に限る、といった線引きを規程に書く運用例があります。どの利用形態でどう扱われるかは要確認です。

ナレッジファイルについては、顧問先の書類を恒常的に置かない運用が考えられます。スキルに置くのは、事務所の書式、チェックリスト、社内の用語集など、顧問先を特定しない資料に絞ります。顧問先の情報を扱う場合は、個人情報の保護に関する法律の観点も論点になります。個人情報保護法第27条は、第三者提供の制限を定めています。生成AIサービスの利用については、個人情報保護委員会が注意喚起を公表しています（出典: 個人情報保護委員会生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について）。

事務所のAI利用規程に足す観点は、別の記事で整理しています（参照: 生成AI利用規程を職種別にどう変えるか 8士業の差分と作り方7手順）。規程に書く項目の例として、スキルの作成者と承認者、ナレッジに置いてよい資料の範囲、共有範囲の変更手順、年に一度の棚卸し、退職者のスキルの引き継ぎがあります。これらは運用例であり、事務所ごとに決める事項です。

失敗例と回避策

一つ目は、退職者のGemが放置されるケースです。作成者のアカウントが停止されたとき、そのGemがどうなるかを事前に確認していないと、業務が止まる可能性があります。回避策は、重要なGemを事務所の共有アカウントではなく、複数人が編集できる形で管理し、台帳に引き継ぎ担当を書くことです。具体的な引き継ぎの挙動は、管理者ヘルプでの確認が前提になります。

二つ目は、自動移行された下書きを有効化し忘れるケースです。通知を見逃して、期限後にスキルが使えないままになります。回避策は、手順7の台帳に有効化の確認欄を設けることです。

三つ目は、ナレッジに顧問先の書類が入ったまま移行されるケースです。自動移行では、アップロード済みのナレッジファイルが保持されるため、不要な資料も引き継がれます。回避策は、手順3の点検です。

四つ目は、Workspace StudioのフローがGemに依存しているケースです。Ask a Gemステップを含むフローは、2027年3月1日以降に停止します（出典: Google Workspace 管理者ヘルプ Gemsからスキルへの移行）。回避策は、フローの所有者を洗い出し、スキルなどへの置き換えを計画することです。

費用・工数・体制

Googleのヘルプには、スキルの追加料金に関する記載は、確認した範囲では見当たりませんでした。契約プランの料金は、Googleの公式ページで確認してください（要確認）。

工数は、事務所のGemの数で決まります。台帳づくりと仕分けは管理者が担当し、再作成と出力比較は作成者が担当します。最終的な共有範囲と規程への反映は、事務所の責任者が決めます。この3役を分けておくと、作業の抜けが減ります。

期限までの時間は、Business・Enterpriseで2027年3月1日までです（出典: Google Workspace 管理者ヘルプ Gemsからスキルへの移行）。四半期ごとの繁忙期を避けて、閑散期に作業を入れる計画が現実的です。

今後の展望と独自考察

今回の動きは、Googleがカスタム指示の置き場所を、Gemsからスキルへ寄せていくことを示しています。スキルは、複数のスキルを組み合わせて使う設計とされており、管理者向けヘルプも、ユーザーに複数スキルの組み合わせを試すよう促しています。事務所にとっては、1つの大きなGemに全部を詰め込むのではなく、小さな単位で作り、組み合わせる設計に変わる可能性が論点になります。

もう一つの論点は、プラットフォーム間の同期がないことです。同じ業務を、Gemini appとWorkspaceの両方で行うと、保守の対象が二重になります。事務所としては、業務で使う場所を一つに決める判断が、保守の負担を左右します。

他社のAIでも、同様の仕組みの入れ替えは起こり得ます。その都度、台帳と出力比較の手順を使い回せるように、今回の7手順を事務所の標準手順にしておくと、次の変更にも対応しやすくなります。

よくある質問

質問1は、Gemsはいつ使えなくなるかという点です。ビジネスとエンタープライズでは2027年3月1日以降、教育では2027年6月1日以降です（出典: Google Workspace 管理者ヘルプ Gemsからスキルへの移行）。

質問2は、自動移行された内容はどうなるかという点です。非アクティブの下書きとしてスキル一覧に表示され、作成者が確認して有効化するまで使えません（出典: 同ヘルプ）。

質問3は、個人のGeminiで作ったGemも対象かという点です。Gemini appのスキルは、すべてのWorkspaceのお客様と、個人のGoogleアカウントのユーザーに展開されると記載されています（出典: Google Workspace Updates 2026年9月30日）。個人アカウントの期限は、確認した範囲では別途記載がなく、要確認です。

質問4は、スキルをWorkspaceとGemini appで共有できるかという点です。現時点では同期されないため、両方で使う場合は手動で再作成する必要があります。

質問5は、Gemの中身をそのまま移せるかという点です。自動移行では、名前、説明、カスタム指示、アップロード済みのナレッジファイルが保持されます。手動の場合は、指示文のコピーとナレッジの再アップロードを行う形になります。

質問6は、顧問先の書類を置いてよいかという点です。規程と守秘義務の観点から、有資格者が判断する事項です。顧問先を特定しない資料に絞る運用例を、本文で示しました。

参考文献

※士業のチカラでは、生成AIの導入支援から運用最適化まで、貴事務所の業務に合わせたカスタマイズ提案を行っています。無料相談（30分）も実施中ですので、お気軽にお問い合わせください。
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本記事の作成体制について

本記事は士業のチカラ編集部が、公表されている一次情報のみを根拠に作成しています。法令の条文はe-Gov法令検索の原文で、行政の見解は各府省庁の公表資料で、それぞれ確認したうえで記載しています。引用元は本文中および参考文献にすべて明示しています。

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