行政書士のAI活用許認可と書類作成に効く7つの場面

行政書士のAI活用とは、要件整理と書類作成の下ごしらえを寄せる業務設計のことです。

行政書士の業務は扱う分野が広く、許認可の種類ごとに要件も様式も変わります。同じ事務所の中でも、担当する分野によって使いどころが違ってきます。この記事では、行政書士の業務でAIが効く7つの場面と、依頼者の情報を扱ううえでの設計を整理します。本記事は士業のチカラ編集部が、公表されている一次情報のみを根拠に作成しています。法令の条文はe-Gov法令検索の原文で、行政の見解は各府省庁の公表資料で確認しています。生成AIサービスの利用については個人情報保護委員会の注意喚起が判断の出発点になります。

行政書士事務所で先に決めておくこと

順番から書きます。ツールを選ぶ前に決めるのは、依頼者の情報をどう扱うかです。

行政書士の守秘義務は行政書士法第12条に置かれています。同条は、正当な理由がなく業務上取り扱った事項について知り得た秘密を漏らしてはならないと定めており、行政書士でなくなった後にも及ぶ構成です。

あわせて、行政書士法第1条の2は職責について定めており、常に品位を保持し、業務に関する法令及び実務に精通して、公正かつ誠実にその業務を行わなければならないとされています。実務に精通するという部分は、道具を使う場面でも変わりません。生成AIの出力をそのまま使うことは、この職責の観点からも慎重に扱う対象になります。

事務所が扱う情報は、依頼者の事業の内容、資産の状況、家族の関係、在留の状況など、分野によって性質が異なります。分野ごとに扱う情報の重さが違うため、線引きも分野ごとに考える必要が出てきます。

個人情報の側では、安全管理措置が個人情報の保護に関する法律の個人情報保護法第23条に置かれています。個人の依頼者を扱う分野では、この観点が重くなります。

決めることは3つです。入力してよい情報の区分、使ってよいサービスの指定、出力を外に出す前の確認工程。守秘義務の詳細は士業の生成AIと守秘義務で扱っています。

行政書士業務でAIが効く7つの場面

効果が出やすい順に挙げます。

第1は、要件の整理です。許認可の要件を、依頼者の状況に照らして確認する作業。ここでAIに任せるのは、事務所が作った要件の一覧から該当項目を選ばせる部分までです。要件そのものを尋ねる使い方は向きません。

第2は、必要書類の洗い出しと案内です。分野ごとに書類が変わり、依頼者の状況によっても変わります。事務所の一覧から選ばせ、依頼者向けの案内文に整える作業に効きます。

第3は、受領資料の確認です。届いた書類が一覧とそろっているかの突き合わせ。書類の点数が多い分野ほど効果が出ます。

第4は、依頼者への説明文の作成です。手続の流れ、費用の内訳、必要な準備。専門的な内容を平易に書き直す作業は、事務所の業務のかなりの部分を占めます。

第5は、書類の下書きです。事務所の既存の様式を見本として渡し、その形式に沿って内容を埋めさせます。分野によっては様式が定まっており、形式を崩さない設計が要ります。

第6は、作成済み書類の点検です。数値や氏名の食い違い、参照先の不整合を指摘させます。疑わしい箇所を挙げさせて担当者が目を通す使い方です。

第7は、事務所内のナレッジ検索です。過去の書類や手控えを引ける状態にすると、担当者が変わっても同じ品質で答えられます。ただし依頼者の情報を含むため、別の設計が要ります。詳細は士業事務所のRAG構築で扱っています。

向かない使い方も明確です。許認可の可否を判断させること、要件や様式を知識として尋ねること、審査の見通しを立てさせること。いずれも誤りが混ざりやすく、しかも誤りが検出しにくい領域になります。手続の要件は所管する行政機関の公表資料で確認します。

使う指示文の型

事務所で共有する指示文の例を挙げます。固有名詞は記号に置き換えて使います。

要件の照合に使う型です。

あなたは事務所の事務スタッフです。以下の「要件の一覧」と「依頼者の状況」を照らし、
該当状況を整理してください。

条件:
- 一覧に記載された要件だけを対象とし、一覧にない要件を追加しないこと
- 状況から判断できない要件は「要確認」に分類すること
- 許認可の可否や見通しについての判断を書かないこと
- 依頼者は 甲、関係者は 乙 のまま扱うこと
- 出力は「該当」「非該当」「要確認」の3つに分けて列挙すること

要件の一覧:
"""
（事務所で作成した一覧を貼り付け）
"""

依頼者の状況:
"""
（匿名化した箇条書きを貼り付け）
"""

要確認とされた項目が、行政書士が判断する対象になります。この形にしておくと、判断が要る箇所が可視化され、相談の場で何を聞けばよいかがはっきりします。

依頼者向けの説明文を作る型です。

あなたは事務所の文書作成を手伝う役です。
以下の「元の説明」を、専門用語に慣れていない読み手に向けて書き直してください。

条件:
- ですます調で統一すること
- 一文は60字以内を目安にすること
- 元の説明にない事実や結論を足さないこと
- 日付・金額・書類の名称は元の説明のまま変更しないこと
- 許認可の可否や審査の見通しについての判断を書かないこと
- 依頼者は 甲 のまま扱うこと

元の説明:
"""
（ここに貼り付け）
"""

どちらの型でも、AIに判断させていない点が共通しています。整理と書き換えまでを任せ、手続に関する判断は行政書士が行います。

指示文は事務所の資産になります。うまくいったものをテキストファイルに貯め、月に一度、所内で持ち寄って更新する。この回し方にしておくと、担当者の力量に関係なく出力の水準が保たれます。

分野ごとに設計を変える

行政書士の業務は分野が広く、一律の設計では回りません。分野ごとの違いを整理します。

事業の許認可を扱う分野では、依頼者は法人が中心になります。扱う情報は事業の内容、施設の状況、役員の構成です。法人の情報は個人情報には当たらない部分が多いものの、資格法の守秘義務の対象にはなります。

個人の依頼者を扱う分野では、個人情報の観点が重くなります。家族の状況、資産、在留の状況。これらは外に出たときの影響が大きく、入力の判断は慎重になります。

契約や権利義務に関する書類を扱う分野では、取引の内容が具体的に含まれます。相手方のある話であるため、依頼者の同意だけでは扱いを決めきれない場面もあります。

分野ごとに、入力してよい情報の区分を分けて書いておくと、担当者が迷いません。事務所として一つの区分を作り、分野ごとに追加の制限を足す構成が扱いやすくなります。

もう一点、分野によって様式の厳格さが違います。定型の様式が定められている手続では、形式を崩さない設計が要ります。自由記述の部分が多い手続では、AIの当てどころが広がります。この違いも、分野ごとの整理に含めます。

守秘義務と規程依頼者情報をどう扱うか

設計として決めるのは5点です。

第1に、入力する情報の区分です。3段階に分けます。公表資料や事務所の汎用文例など、そのまま入力してよいもの。案件に関する記述など、識別できる情報を落としてから入力するもの。個人の在留に関する情報、資産の詳細、家族の状況など、入力しないもの。

第2に、匿名化の水準です。氏名や商号を記号に置き換える。住所は市区町村までにする。金額は桁を丸める。加えて、業種と地域と規模の組み合わせのように、単独では識別できなくても組み合わせると特定できる情報も対象に含めます。

第3に、確認の工程です。出力を外に出す前に、氏名や商号、日付、金額、書類の名称の4点を確認します。条文が含まれていたらe-Gov法令検索の原典で確認します。生成AIは実在しない条番号を、実在するものと同じ文体で出力します。

第4に、記録です。どの案件でAIを使ったかを記録に残します。既存の案件管理に一項目足す形で足ります。

第5に、退職時の扱いです。行政書士法第12条は、行政書士でなくなった後にも義務が及ぶ構成を採っています。事務所を離れる人のアカウントを止める手順を、入退職の手続き一覧に組み込んでおきます。

依頼者への説明も準備します。何に使っているか、何を入力しないか、誰が確認するかの3点を答えられる状態にします。日本行政書士会連合会の公表情報は、所属する団体の考え方を確認する材料になります。規程への落とし方は士業事務所のAI利用規程テンプレートで扱っています。

一人事務所での使い方

行政書士事務所は一人で運営している例が多く、この場合の設計は少し変わります。

規程という形式は後回しでも実務は回ります。ただし、入力してよい情報の区分だけは決めておきます。自分で決めた線引きを紙一枚に書いておけば、迷った場面で立ち返れます。

一人事務所で効果が出やすいのは、説明文の作成と要件の整理です。相談から受任までの間に発生する文書作成の負担が、一人にかかっているためです。ここが軽くなると、受任できる件数が変わります。

一方で、確認の工程は一人で担うことになります。自分が作った下書きを自分で確認する形になるため、観点を絞って機械的に見る設計にしておかないと、見落としが起きます。数値、固有名詞、書類の名称の3点に絞る、といった決め方をしておきます。

外部の協力者に作業を出している場合、その相手がAIをどう使っているかまでは見えません。委託の取り決めに、生成AIの利用に関する項目を置くかどうかが検討の対象になります。相手のある話なので事務所だけで決めきれませんが、聞いておく項目として整理しておく価値があります。

導入でつまずくパターン

1つ目は、許認可の要件をAIに尋ねた例です。それらしい説明が返りますが、根拠を確かめる作業が自分で調べる作業と同じ手間になります。

2つ目は、様式や添付書類の要否を知識として尋ねた例です。取扱いが変わっている可能性があり、古い内容が出力されることがあります。所管する行政機関の公表資料で確認します。

3つ目は、分野を分けずに一律の設計にした例です。扱う情報の性質が分野によって違うため、一つの区分では回りません。

4つ目は、匿名化したつもりで案件が特定できた例です。業種と地域と規模が揃えば、名前を伏せても分かる場面があります。

5つ目は、無償版に依頼者の資料をそのまま貼り付けた例です。事務所として使ってよいサービスを指定していなかったことが原因です。

6つ目は、確認工程を省いた例です。一人事務所では自分で確認する形になるため、観点を絞って機械的に見る設計にしておかないと見落としが起きます。

7つ目は、要件の一覧を作らずに始めた例です。一覧がないと、AIに要件そのものを尋ねる使い方に流れます。一覧を作る作業自体が、要件を原典で確認する作業になるため、この段階を飛ばす意味はありません。

8つ目は、依頼者との連絡にそのまま使ってしまった例です。生成AIの出力には特有の言い回しがあり、読み手には意外と伝わります。事務所の文面に整えてから送る一手間を、作業の流れに残しておきます。

費用と体制、導入の順番

費用は、法人向けプランのライセンス料が中心になります。一人事務所であっても、事務所名義で契約しておくと、扱いが明確になります。金額は事業者と契約形態で変わるため、各社の料金ページで確認します。

工数は、要件の一覧と書類の一覧を整理する作業に集中します。参考値として、よく扱う分野の一覧をそろえるのに数日、指示文の型を整えるのに半日ほど見ておくと、無理なく形になります。この整理は道具を入れなくても価値がある作業です。

体制では、一覧を更新する担当を決めます。一人事務所であれば自分ですが、更新する日を決めておかないと古い内容が残ります。年度の切り替わりなど、事務所の年間行事に紐づけておくと忘れにくくなります。

導入の順番としては、第2の必要書類の洗い出しと第4の説明文作成から始めます。どちらも形式の厳格さが直接は関わらず、効果が見えやすくなります。導入全体の進め方は士業事務所のAI導入の進め方にまとめています。

補助金の活用を検討する場合は、IT導入補助金の公式サイトで対象ツールと申請要件を確認します。登録されたITツールが対象になるため、使いたいツールが登録されているかを先に調べる順番になります。中小企業向けの支援制度全般は中小機構の情報にまとまっています。

これから変わること

行政手続の電子化が進むほど、事務所が扱う資料の形が変わります。行政手続のオンライン化の動きはデジタル庁の重点計画で確認できます。申請の様式が電子化されれば、書類の作成という作業そのものの形も変わります。

依頼者の側でもAI利用が進むため、持ち込まれる資料の性質が変わります。整理された資料が届く一方で、その整理の正しさを確認する作業が新たに発生します。整った資料ほど警戒が緩みやすい点は、注意しておく必要があります。

制度面では、個人情報保護法の見直しの議論が続いています。委員会の公表資料は個人情報保護委員会の報道発表で追えます。

分野ごとの制度も動き続けます。所管する行政機関の公表資料を追う体制は、AIを使うかどうかにかかわらず要ります。むしろ、AIの出力を検算するために、一次情報を確認する力の重みが増します。

報酬の設計も論点になります。書類の作成や案内にかかる時間が短くなった業務について、価格の根拠をどこに置くかを整理しておくと、依頼者との話が具体的になります。行政書士の業務は手続ごとに報酬が定まっている場面が多く、作業量と価格の関係を見直す機会にもなります。考え方は士業のAI活用と報酬設計で扱っています。

よくある質問

許認可の要件をAIに尋ねてよいですか

尋ねる使い方は誤りが混ざりやすくなります。返ってきた内容を確かめる作業が、自分で調べる作業とほぼ同じ手間になります。事務所として作った要件の一覧を渡し、その中から該当項目を選ばせる形にします。

どの業務から始めるのがよいですか

必要書類の洗い出しと、依頼者向けの説明文の作成です。どちらも形式の厳格さが直接は関わらず、効果が見えやすくなります。相談から受任までの負担が軽くなると、受任できる件数が変わります。

分野ごとに設計を変える必要がありますか

扱う情報の性質が分野によって違うため、一律の設計では回りません。事務所として一つの区分を作り、分野ごとに追加の制限を足す構成が扱いやすくなります。個人の依頼者を扱う分野では、特に慎重な線引きが要ります。

一人事務所でも規程は要りますか

規程という形式は後回しでも実務は回ります。ただし、入力してよい情報の区分だけは決めておきます。紙一枚に書いておけば、迷った場面で立ち返れます。

確認は何を見ますか

氏名や商号、日付、金額、書類の名称の4点です。一人事務所では自分が作った下書きを自分で確認する形になるため、観点を絞って機械的に見る設計にしておかないと見落としが起きます。

外部の協力者にはどこまで求められますか

相手のある話なので事務所だけでは決めきれません。生成AIを業務に使っているか、使っている場合はどのサービスか、渡した資料を入力する場合の扱いはどうか。この3点を聞いておく項目として整理しておく価値があります。

参考文献

※士業のチカラでは、生成AIの導入支援から運用最適化まで、貴事務所の業務に合わせたカスタマイズ提案を行っています。無料相談（30分）も実施中ですので、お気軽にお問い合わせください。
https://shigyonochikara.jp/contact/

本記事の作成体制について

本記事は士業のチカラ編集部が、公表されている一次情報のみを根拠に作成しています。法令の条文はe-Gov法令検索の原文で、行政の見解は各府省庁の公表資料で、それぞれ確認したうえで記載しています。引用元は本文中および参考文献にすべて明示しています。

本記事には特定の資格者による監修は入っていません。個別の事案について法令の当てはめや手続の可否を判断する必要がある場合は、当該分野の有資格者にご相談ください。本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別具体的な法律判断・税務判断・労務判断を提供するものではありません。

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