AI議事録の音声データとは、面談を録音した音源と文字起こしの総体のことです。

面談の録音をAIに文字起こしさせた後、その音源は事務所のどこに残っているでしょうか。この記事では、相談や面談を録音して議事録を自動生成する運用を採ったときに、音声データと文字起こしをどこまで保存し、いつ消し、誰がその判断を持つのかを工程として組み立てます。本記事は士業のチカラ編集部が、公表されている一次情報のみを根拠に作成しています。法令の条文はe-Gov法令検索の原文で、行政の見解は各府省庁の公表資料で確認しています。個人情報保護委員会は個人情報保護法についてのFAQで、利用する必要がなくなった個人データを遅滞なく消去する努力義務に触れています。

文字起こしの精度が上がり、音源が消えなくなった

音声認識の精度が実務で使える水準に達したことで、士業事務所の面談記録の作り方が変わりました。以前は手元のメモを頼りに後から起こしていたものが、今は録音すればその日のうちに文字になります。効率の話としては歓迎すべき変化です。

問題は、その過程で二種類のデータが生まれることにあります。元の音源と、生成された文字起こしです。文字起こしは議事録として使われるので扱いが決まりやすい。一方で音源は、確認用に残しておこうという判断で、誰の管理下でもない場所に置かれがちです。クラウドストレージの共有フォルダ、担当者のノートPC、録音アプリの内部ストレージ。ここに残り続けることが、後の問題になります。

個人情報としての位置づけも押さえておく必要があります。個人情報保護委員会は通話内容の録音に関するFAQで、録音記録から特定の個人を識別できない場合の扱いに触れつつ、他の情報と容易に照合でき特定の個人を識別できる場合には、その情報とあわせて全体として個人情報に該当することがあると説明しています。顧客名簿と紐づけて保存している面談録音は、この後者にあたる可能性が高くなります。

消去についての考え方も公表されています。個人情報保護委員会のFAQは、個人情報保護法が保存期間や廃棄時期そのものを規定していない一方で、利用する必要がなくなったときの消去に関する努力義務に触れています。根拠条文は個人情報保護法第22条で、同条はデータ内容の正確性の確保等として、利用する必要がなくなった個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならないと定めています。

消し方についても注意喚起が出ています。個人情報保護委員会のデータの消去に関する注意喚起は、個人データを消去する際に復元不可能な手段で消去すること、消去業務を外部に委託する場合は委託先に対する必要かつ適切な監督を行うことに触れています。ゴミ箱に入れただけ、同期を止めただけという状態は、この観点では消去にあたらない可能性があります。

士業の側には、これに加えて守秘義務の枠組みが重なります。弁護士であれば弁護士法第23条が職務上知り得た秘密の保持について定めており、税理士であれば税理士法第38条が、社会保険労務士であれば社会保険労務士法第21条が同種の規律を置いています。面談の録音は、この守秘の対象そのものを音声のまま保持している状態だと言えます。

録音から削除までを7つの区間に切る

以下の七つは、面談を録音してAIで議事録化する運用を、データの所在が追える形に組み直すための設計です。どの区間でも、記録の内容を確定させる判断は有資格者に残します。

第一の設計は、録音の可否を決める基準です。すべての面談を録音するのか、初回相談は録らないのか、相手方が同席する場面はどうするのか。事前に基準を決めておかないと、担当者ごとに運用が割れます。相談者に録音を伝えるタイミングも、この段階で型にしておきます。

第二の設計は、録音機材と保存先の固定です。個人のスマートフォンで録り、後で共有フォルダに移すという運用は、移し終えた後の端末内データが残ります。事務所が管理する機材と保存先を指定し、そこ以外に音源を置かない。単純ですが、これだけで追跡可能性が大きく変わります。

第三の設計は、文字起こしツールの選定条件です。クラウド型の音声認識は音源を外部へ送ります。事業者が入力データをどう扱うかは、OpenAIのエンタープライズ向けプライバシーに関する説明やAnthropicの商用利用規約といった公式資料で確認できます。端末内で処理が完結する方式を選ぶ余地もあります。

第四の設計は、議事録の確定工程です。AIが生成した文字起こしは、そのままでは記録として使えません。聞き間違い、話者の取り違え、固有名詞の誤りが混ざります。整形の下書きにAIを使う場合も、確定は人が行います。

あなたは士業事務所の記録担当です。以下の文字起こしを、
面談記録の体裁に整えてください。

【文字起こし】
{文字起こしを貼り付け}

【条件】
・発言内容を要約せず、冗長な相槌と言い直しのみを削ること
・聞き取れていないと判断される箇所は「聞取不明」と明記すること
・固有名詞は変更せず、疑わしいものに「要確認」を付すこと
・法的な評価や助言の内容を補完しないこと
・話者が特定できない発言は「話者不明」として残すこと

第五の設計は、音源の保持期間の設定です。議事録が確定した時点で音源を消すのか、一定期間は残すのか。残す場合は何のために残すのかを明記します。目的が書けない保存は、後から誰も判断できなくなります。期間は案件の性質によって変えられますが、決めないという選択肢は避けたいところです。

第六の設計は、削除の実行と記録です。消したという事実を残さないと、消したかどうかを後から確認できません。削除の日付、対象、実行者を記録する。クラウドサービスを使っている場合は、サービス側に残るコピーやバックアップの扱いも確認しておくことになります。

あなたは事務所の情報管理担当です。以下の保管データについて、
削除計画の一覧案を作成してください。

【保管データ】
{案件名、記録の種類、作成日、保存先を記入}

【条件】
・保存先ごとに、削除が必要な場所を漏れなく列挙すること
・クラウドのゴミ箱やバックアップなど二次的な保管場所も挙げること
・削除の可否が判断できないものは「判断待ち」として分けること
・法令や規程の解釈は行わず、保管場所の整理だけを行うこと
・出力は保存先、対象、状態の順で1行ずつ

第七の設計は、相談者への説明です。録音すること、AIで文字起こしすること、音源をいつまで保持することを、どの段階で伝えるか。事務所として説明の型を持っておくと、担当者が変わっても説明がぶれません。成果物へのAI利用をどこまで伝えるかという論点は、士業のチカラの成果物へのAI利用をどこまで伝えるか 士業事務所が組む同意と説明7工程で扱っています。

音声データを外部サービスへ送る前に決めておくこと

ここが実務上の分かれ目になります。文字起こしを外部のクラウドサービスで行うということは、守秘の対象である会話そのものを外部へ渡すということです。テキストを入力する場合と比べて、渡る情報の量と質が違います。

まず確認したいのは、そのサービスが音声データをどれだけの期間保持するかです。文字起こしが終われば音源は消えるのか、一定期間サーバ上に残るのか。多くの事業者は公式ドキュメントで保持期間を記載しています。事務所で使っているプランがどの条件に当たるかを、契約と合わせて確認しておくことになります。

次に、安全管理措置の観点です。個人情報保護法第23条は、個人データの漏えい、滅失または毀損の防止その他の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならないと定めています。外部サービスを使う場合、委託先の監督という論点も併せて立ち上がります。どこまでが自事務所の管理で、どこからが委託先の責任かを、契約書の条項として確認しておくことになります。

第三者提供という論点もあります。個人情報保護法第27条は、あらかじめ本人の同意を得ないで個人データを第三者に提供してはならないという原則を置いています。クラウドサービスの利用がこの第三者提供にあたるかどうかの評価は、サービスの設計と契約内容によって変わる論点であり、個別の判断は有資格者が行う領域になります。この記事はその判断を代替しません。

相談者への説明の設計も、ここに含まれます。録音の同意と、その音源をAIサービスで処理することの説明は、別の事柄として扱ったほうが誤解が少なくなります。録音してよいかと聞かれて同意した相談者が、その音声が外部へ送られることまで想定しているとは限らないためです。

実務では、説明の言葉を短くしておくことも効きます。長い説明は相談者の集中を面談の本題から逸らします。録音すること、記録の作成に文字起こしの仕組みを使うこと、音源は一定期間の後に消すこと。この三点を一文ずつで伝えられる形にしておくと、面談の冒頭に自然に挟めます。書面での同意を取るかどうかは案件の性質によりますが、口頭で伝えた場合もその事実を記録に残す運用が考えられます。

事務所の規程に落とすなら、録音可能な面談の区分、使用を認めるツールと処理方式、音源の保持期間と削除手順、説明と同意の取得方法の四点が骨格になります。他の業務でのAI利用ルールと分けて書くか、同じ規程に統合するかは、事務所の運用実態に合わせて決めることになります。顧客対応での下書き運用との線引きは、顧客対応メールをAIで下書きする 士業事務所が置く7工程と守秘の線でも整理しています。

音源が残り続けることで起きる3つの場面

一つ目は、退職者の端末に音源が残る場面です。担当者が自分のスマートフォンで録音し、共有フォルダへ移した後も端末内のファイルを消していない。その担当者が退職する。端末は私物なので事務所は回収できない。この事態は、第二の設計で挙げた機材の固定で防げます。

二つ目は、開示を求められたときに範囲が特定できない場面です。相談者から自分の情報の取扱いについて問われたとき、どこに何が残っているかを把握していないと答えられません。共有フォルダに残っているのか、文字起こしサービスのアカウント内に残っているのか、担当者のダウンロードフォルダにあるのか。所在の記録が無いと、探すこと自体が作業になります。

三つ目は、誤った文字起こしが独り歩きする場面です。AIの文字起こしには一定の誤認識が含まれます。確定前の版が共有フォルダに残り、別の担当者がそれを正式な記録だと思って参照する。金額や日付の聞き違いが混ざっていれば、そのまま業務に影響します。確定版と作業用の版を明確に分け、作業用は確定と同時に消すという運用が回避策になります。

運用の立ち上げにかかる工数と、誰が持つか

初期にかかるのは、方針を決める時間とツールの選定です。録音の可否基準、保持期間、削除手順を文書化する作業は、担当者一人で二日程度から始められます。既存の記録管理規程がある事務所なら、そこへ追記する形が早い進め方になります。

ツールの費用は方式によって差が出ます。端末内で処理する方式は初期の環境構築に手間がかかる一方、月額の費用は抑えられる傾向があります。クラウド型は導入が速い代わりに、利用量に応じた費用と、データの所在に関する確認作業が発生します。どちらが適しているかは、扱う案件の機微性と事務所の規模で変わります。

運用に入ってからの負荷は、削除の実行に集中します。ここを担当者の手作業に任せると、繁忙期に抜けます。保持期間を過ぎたファイルを機械的に一覧化する仕組みを先に用意しておくと、確認の負荷が下がります。誰が月次で確認するかを名前で決めておくことも、あわせて必要になります。

記録の残し方そのものも設計対象になります。誰がいつどのデータに触れ、いつ消したかを追える状態にしておくと、相談者からの問い合わせにも内部の点検にも同じ記録で答えられます。事務所全体のAI利用ログをどう設計するかは、士業のチカラの事務所のAI利用ログと監査証跡をどう運用するかで整理しています。音声データの管理は、その枠組みの一部として置くと重複が減ります。

体制面では、記録の所有者と削除の実行者を分けるかどうかという論点があります。分けると相互確認が働きますが、小規模な事務所では現実的でない場合もあります。人数に応じて、記録だけは残すという最低線を引いておくのが実務的です。

見落とされやすいのは、ツールを変えたときの移行です。文字起こしサービスを乗り換えると、旧サービスのアカウント内に過去の音源とテキストが残ります。解約すれば自動的に消えると考えがちですが、サービスによって解約後の保持期間は異なります。乗り換えを決めた時点で、旧環境のデータをどう処理するかを手順に入れておくことになります。

音声から構造化データへ、記録の形が変わっていく

この先に見えているのは、音声認識の出力が単なる文字列ではなくなる方向です。話者の分離、発言の時刻、要点の抽出までを一度に行うサービスが増えており、面談記録が構造を持ったデータとして生成されるようになります。

そうなると、保存と削除の単位も細かくなります。音源は消したが要約は残っている、発言そのものは消したが抽出されたキーワードは検索インデックスに残っている、という状態が生じ得ます。何をもって消したと言えるのかが、技術の側から問い直される形になります。事務所としては、削除の定義を自分の言葉で持っておくことが論点になります。

もう一つは、記録の粒度が上がることで、これまで残っていなかった情報が残るようになる点です。相談者のためらい、言い直し、沈黙の長さ。人が書く議事録では落ちていた情報が、機械の記録には残ります。それを残すべきかどうかという判断は、法令の話ではなく、事務所と相談者の関係の話になります。ここは制度が先に答えを出す領域ではないため、各事務所が向き合うことになります。

よくある質問

面談の録音は個人情報にあたりますか

個人情報保護委員会のFAQは、通話内容から特定の個人を識別できない場合の扱いに触れつつ、他の情報と容易に照合でき特定の個人を識別できるときは、その情報とあわせて全体として個人情報に該当することがあると説明しています。顧客情報と紐づけて保存している録音は、この後者の形になりやすいと考えられます。

音源はいつまで保存すればよいですか

法令が一律の保存期間を定めているわけではありません。個人情報保護委員会のFAQは、個人情報保護法が保存期間や廃棄時期を規定していない一方で、利用する必要がなくなったときの消去に関する努力義務に触れています。事務所として目的と期間を決めることになります。

削除はファイルを消せば足りますか

個人情報保護委員会のデータの消去に関する注意喚起は、復元不可能な手段での消去と、外部委託する場合の委託先への監督に触れています。クラウドのゴミ箱や同期先のコピーが残っている状態は、確認の対象になります。

相談者に録音を伝えないまま録ってよいですか

伝えるかどうかの判断は事務所の方針と個別の事情によりますが、事前に説明する運用を採る事務所が多く見られます。とくに録音を外部のAIサービスで処理する場合は、録音そのものへの同意と処理方法の説明を分けて行うという整理があります。

文字起こしが誤っていた場合の責任はどうなりますか

記録として確定させた内容に対する責任は、確定を行った有資格者に帰属します。AIの出力をそのまま記録にしない、確定工程を明示的に置くという設計が、この点への実務的な対応になります。

端末内で処理するツールとクラウド型はどちらがよいですか

扱う情報の機微性と事務所の運用体制によって変わります。端末内で完結する方式は外部へのデータ送信が生じない一方、環境構築と機材の要件が重くなります。クラウド型は導入が速い代わりに、データの保持期間と委託先の監督という確認事項が加わります。

既に溜まっている過去の録音はどうすればよいですか

まず所在の棚卸しから始める運用例が見られます。どの端末とどのフォルダに何が残っているかを一覧にし、案件ごとに保持の要否を判断していく形です。一度に全部を処理しようとせず、案件の古いものから順に片付けるほうが現実的に進みます。

参考文献

• 個人情報保護委員会 FAQ 取得した個人情報の廃棄時期について
• 個人情報保護委員会 FAQ 通話内容の録音記録と個人情報該当性について
• 個人情報保護委員会 データの消去に関する注意喚起
• e-Gov法令検索 個人情報保護法第22条
• e-Gov法令検索 個人情報保護法第23条
• e-Gov法令検索 弁護士法第23条

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