生成AI職員研修とは、事務所の職員が到達すべき水準を定めて行う教育のことです。

ツールを配っただけでは、使う職員と使わない職員に分かれます。総務省の令和8年版情報通信白書の概要によれば、日本で自社の何らかの業務で生成AIを利用していると回答した割合は86.4%に達した一方、生成AIによる業務変革について組織的な取組はないと回答した割合が約3割弱で他の3か国より高いとされています。本記事は士業のチカラ編集部が、公表されている一次情報のみを根拠に作成しています。法令の条文はe-Gov法令検索の原文で、統計は府省庁の公表資料の原文で確認しています。この記事では、士業事務所が職員研修のカリキュラムを組むときの到達目標の置き方と、7段階の設計手順を整理します。

個人の利用は広がったが、事務所の設計は追いついていない

まず現在地を数字で確認します。総務省の令和8年版情報通信白書の概要は、日本における生成AIの利用経験率が2025年度調査で58.8%となり、2024年度調査の26.7%から大幅に上昇したと報告しています。企業側では、生成AIの活用方針について積極的に活用する方針と活用する領域を限定して利用する方針の合計が2025年度調査で68.9%となり、2024年度調査の49.7%から上昇したとされています。使う人も、方針を持つ組織も増えました。

一方で、同じ資料は業務変革の環境整備について、業務プロセスの見直しや生成AI活用検討に必要なスキルやノウハウを学ぶ環境があるという項目で、日本の回答割合が他の3か国より顕著に低いと指摘しています。つまり、個人の利用は広がったのに、学ぶ環境の整備が追いついていないという構図です。士業事務所でも同じことが起きています。所長が使い始め、若手が個人的に試し、事務職員は触っていない。この状態のまま数年が過ぎると、事務所内に説明できない差が積み上がります。

業務類型についても示唆があります。同じ概要資料によれば、日本では議事録・メール作成補助の回答割合が約7割と最も高く、導入効果を実感すると回答した割合も同様だったとされています。士業事務所の実務に引きつければ、面談記録の整理や定型的な連絡文の作成から入るのが、効果を実感しやすい入り口だということです。研修のカリキュラムも、この順序に沿って組むほうが定着します。いきなり書面の起案から始めると、確認の負担ばかりが目立って続きません。

士業事務所には、もう一つ固有の事情があります。守秘義務です。研修の初回で扱う内容が操作方法だけだと、翌日から職員が顧問先の資料を入力し始めます。操作と規程を同じ回で扱うのが、士業事務所の研修設計の前提になります。事務所規程の整え方はAIツールのベンダーに何を聞くか 士業事務所の確認7項目と質問文とあわせてご覧ください。

研修という言葉に対する事務所内の反応も、設計に影響します。士業事務所の職員は、資格試験や実務研修を経てきた人が多く、座学の形式そのものには慣れています。だからこそ、講義形式で行うと受講すること自体が目的になりやすい面があります。生成AIの研修で身につけたいのは知識ではなく、日々の業務の中で手が動くかどうかです。形式を座学に寄せるほど、この目的から遠ざかります。

もう一つ、規模による違いも押さえておきます。職員が数名の事務所では、全員が同じ場で同じ内容を受ければ足ります。十数名の規模になると、担当業務によって必要な内容が分かれ、全員一律の研修では時間の無駄が出ます。数十名の規模になると、研修を受けた人が次の人に教える形にしないと、教える側の負担が回りません。カリキュラムの設計では、いまの人数だけでなく、2年後の人数を想定しておくと作り直しが減ります。

到達目標から逆算する7段階のカリキュラム

研修を設計するときに最初に決めるのは、内容ではなく到達目標です。何ができるようになれば合格なのかを先に決めないと、講義が知識の紹介で終わります。ここでは7段階として整理します。各段階には、有資格者が担う判断と、事務職員が担う作業の線引きを含めています。

第一段階は、入力してよいものと、そうでないものの区別です。到達目標は、手元の資料を見て入力の可否を自分で判断でき、迷ったときに誰に確認するかを言えることです。この段階では操作は教えません。事務所が承認したツールの一覧と、入力の可否の基準、判断に迷ったときの相談先の3点だけを扱います。第二段階は、基本操作と出力の読み方です。到達目標は、指示文を自分で書き、返ってきた出力のうち確認が必要な箇所を指摘できることです。ここで、生成AIが条番号や日付を誤ることがあるという性質を扱います。

第三段階は、定型業務への適用です。議事録の整理、問い合わせメールの一次案作成、日程調整の連絡文といった、事務所内で完結する業務から始めます。到達目標は、自分の担当業務で1つ、生成AIを組み込んだ手順を作れることです。第四段階は、確認工程の実行です。到達目標は、生成物のうち原典で確認すべき箇所を洗い出し、実際に確認して記録を残せることです。条番号と施行日の扱いは生成AIの条番号と施行日は疑う 士業事務所が組むダブルチェック7工程に手順をまとめています。

第五段階は、職種ごとの実務適用です。ここから内容が分かれます。第六段階は、顧問先や依頼者への説明です。到達目標は、AIをどの工程で使い、誰が最終確認しているかを自分の言葉で説明できることです。第七段階は、事務所内での改善提案です。到達目標は、自分の担当業務の中で新たに生成AIを使える工程を見つけ、可否の判断材料をそろえて提案できることです。ここまで来ると、研修は教える側から引き出す側に変わります。

以下は、研修のカリキュラムを事務所の実態に合わせて設計するためのプロンプト例です。事務所の業務一覧を貼り付けて使います。

あなたは士業事務所の教育担当です。
以下に貼り付けるのは、当事務所の業務一覧と、職員の職種・経験年数の一覧です。
氏名は職員A、職員Bのように匿名化しています。

次の3点を出力してください。
1. 業務一覧を、生成AIを使いやすい業務・条件付きで使える業務・使わない業務の3つに分類
2. 分類ごとに、その業務を担当する職員が到達すべき状態を1文で記述
3. 到達状態を確認するための、実技形式の課題を1つずつ

前提として、顧客を特定できる情報を含む資料の入力可否は事務所規程で別途定めており、
研修では規程の内容を前提として扱います。規程そのものを提案する必要はありません。
分類の理由が説明できない業務は、判断できないとして別枠に出してください。

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（ここに業務一覧と職員一覧を貼り付ける）

到達度の確認は、知識テストではなく実技で行うほうが実態に合います。次のプロンプトは、確認工程の実技課題を作るためのものです。

あなたは士業事務所の教育担当です。
研修の到達度を確認するための実技課題を作成します。

条件:
- 題材は架空の甲乙間の業務委託契約、または架空のA社の労務相談とする
- 課題文には、事実として誤った条番号または誤った日付を1か所だけ混ぜる
- 受講者には、誤りが混入していることを事前に伝えない

出力してください。
1. 課題文（生成AIが作成した想定のドラフト）
2. 受講者が気づくべき誤りの箇所と、その確認先
3. 採点の観点を3つ

誤りは、実在する法令の条番号を実在しない番号に置き換える形ではなく、
明らかに事実と異なる年月日を用いる形にしてください。

課題の作成そのものは生成AIに任せられますが、課題文に混ぜる誤りが適切かどうかの確認は、有資格者が行う工程として残します。

7段階を実施する順序についても補足します。第一段階を飛ばして第二段階の操作から入る事務所は多いのですが、この順序だと、操作を覚えた職員が翌日から判断のないまま入力を始めます。逆に、第一段階だけを厳しくやって操作に進まないと、規程だけがあって誰も使わないという状態になります。両方を同じ日に行い、午前に判断基準、午後に操作という組み方が、士業事務所では扱いやすい構成です。

各段階の間隔も設計項目です。第二段階から第三段階までを2週間ほど空け、その間に自分の業務で試してもらうと、第三段階の議論が具体的になります。間隔を空けずに連続で実施すると、受講者が自分の業務に置き換える時間がないまま次に進み、結局は知識の紹介で終わります。研修の日数を減らすより、間隔を確保するほうが定着には効きます。

職種別に到達目標をどう変えるか

士業のチカラの読者は8職種にまたがりますが、研修設計で分かれるのは、扱う情報の機微性と、成果物が外部に出る度合いです。ここでは代表的な違いを整理します。

弁護士事務所では、係争中の案件に関する情報の扱いが最大の論点になります。守秘義務はe-Gov法令検索 弁護士法第23条に定めがあり、研修の第一段階でこの条文と事務所規程を接続しておきます。到達目標には、案件情報を含む資料の入力可否を、事件の性質に応じて判断できることを含めます。

税理士事務所では、決算・申告の数値そのものより、顧問先の事業内容や取引先の情報が機微になります。守秘義務はe-Gov法令検索 税理士法第38条に定めがあります。到達目標には、記帳代行や月次資料の整理といった大量処理の工程で、どこまでを自動化しどこから人が見るかを説明できることを含めます。社会保険労務士事務所では、従業員の個人情報を大量に扱う点が特徴で、守秘義務はe-Gov法令検索 社会保険労務士法第21条に定めがあります。到達目標には、氏名や生年月日を含む名簿類の扱いを、入力前の段階で判断できることを含めます。

公認会計士についてはe-Gov法令検索 公認会計士法第27条に守秘義務の定めがあり、監査業務では独立性の観点も加わります。司法書士、行政書士、弁理士、中小企業診断士も、それぞれ根拠となる規定と実務の性質が異なります。共通して言えるのは、研修の到達目標に、その職種の守秘義務の根拠を自分で説明できることを入れておくことです。条文を暗記させる必要はありませんが、どこに書いてあるかを知らないまま使い始める状態は避けたいところです。

職種の違いに加えて、事務所内の役割による違いもあります。有資格者は、生成物の内容を判断する立場にあるため、到達目標に判断の根拠を説明できることを含めます。事務職員は、入力の可否を判断し、確認が必要な箇所を指摘して有資格者に上げる役割になるため、到達目標は判断そのものではなく、判断が必要な場面を検出できることに置きます。この違いを曖昧にしたまま同じ研修を行うと、事務職員が判断まで抱え込む形になり、負担と危うさが増します。

新人と経験者でも、必要な内容が変わります。経験者は業務の型を知っているため、生成AIをどこに挟むかの発想が早く出ます。新人は、そもそも業務の型を知らないまま生成AIに触れることになるため、出力の妥当性を評価する軸を持ちません。新人には、生成AIを使わずに一度自分でやってみる工程を挟み、その後に生成AIの出力と比較させる進め方を採る事務所があります。効率は落ちますが、評価する力は育ちます。

個人データを外部サービスに渡す場合の枠組みはe-Gov法令検索 個人情報の保護に関する法律第27条に定めがあり、個人情報保護委員会も生成AIサービスの利用に関する注意喚起等を公表しています。研修では、これらの資料を配布して読ませるだけでなく、自事務所の業務のどの場面が該当し得るかを職員自身に挙げさせる形にすると、理解が実務に接続します。

研修が定着しない3つの原因

一つ目は、操作研修で終わることです。画面の使い方を1回教えて終わると、2週間後には触らなくなります。原因は、自分の業務のどこで使うかが具体化されていないからです。研修の中で、受講者が自分の担当業務を1つ選び、その場で手順を作るところまでやらせると、翌日から使う理由が生まれます。

二つ目は、到達度を測らないことです。受講したかどうかしか記録していない事務所では、誰がどこまでできるのかを事務所として把握できません。結果として、機微な業務を任せてよい職員の範囲が判断できず、全員に同じ制約をかけることになります。実技課題で到達度を記録しておけば、段階に応じて任せられる業務を広げられます。

この二つ目に関連して、記録の粒度も設計項目になります。受講日と受講者名だけの記録では、事務所として何も判断できません。段階ごとの到達可否と、実技課題の結果を残しておくと、機微な案件を任せる際の判断材料になります。人事評価に直結させるかどうかは事務所の方針によりますが、少なくとも業務の割り当てを決める材料としては使えます。

三つ目は、更新しないことです。生成AIの仕様は速く変わります。1年前に作った研修資料の画面が、すでに存在しないということが起こります。カリキュラムの骨格である到達目標は変わりませんが、操作手順の部分は更新していくことになります。研修資料を、変わらない部分と変わる部分に分けて管理しておくと、更新の負担が下がります。

費用と体制をどう組むか

研修の費用は、外部講師を呼ぶ場合と内製する場合で大きく変わります。士業事務所の場合、事務所固有の規程と業務手順に結びつけた内容が必要になるため、外部の一般的な研修だけでは第一段階と第五段階が埋まりません。外部研修は第二段階の基本操作に絞り、規程と職種別の適用は内製するという分担が現実的な組み方になります。

工数の面では、初回のカリキュラム作成に時間がかかり、2回目以降は実施と更新が中心になります。事務所の規模や既存の教育体制によって必要工数は大きく変わり、根拠として示せる公表統計は見当たらないため、最初の1回は実測して記録に残すことをおすすめします。体制としては、カリキュラムの骨格と到達目標の設定を所長または担当パートナーが持ち、実施と記録の管理を事務局が持つ分担が扱いやすい形です。評価制度との接続はAI導入後の士業事務所で評価制度をどう組み直すかで扱っています。

外部の研修機会を使う場合、職能団体が実施する研修も選択肢になります。所属している会が生成AIに関する研修や資料を出している場合、それを第一段階の教材として使えば、事務所固有の説明を足すだけで済みます。会の資料は、その職種の規範との接続がすでに取れている点が強みです。

研修設計が事務所の差になる理由

生成AIのツール自体は、どの事務所も同じものを使えます。価格も下がり続けています。差がつくのは、誰がどこまで使えるかという事務所内の分布のほうです。所長だけが使いこなしている事務所と、事務職員まで一定水準に到達している事務所では、同じツールでも処理できる量が変わります。

この分布の差は、繁忙期に表れます。所長だけが使える事務所では、忙しい時期に所長の手が塞がり、生成AIを使う余裕がなくなります。事務職員まで到達している事務所では、忙しい時期こそ効果が出ます。研修の投資対効果を測るなら、平常時ではなく繁忙期の処理量で比べるのが実態に合います。

顧問先から見た印象も変わります。AIをどの工程で使い、誰が確認しているかを、担当者が誰であっても同じように説明できる事務所は、説明の一貫性という点で信頼を得やすくなります。逆に、担当者によって説明が違えば、事務所としての方針がないと受け取られます。研修の第六段階に説明の練習を入れているのは、この一貫性を作るためです。

もう一つ、研修の設計は採用にも効いてきます。生成AIを前提とした業務の進め方を学べる事務所かどうかは、若手が就職先を選ぶ際の判断材料になり得ます。総務省の資料が示すように、学ぶ環境の整備が日本全体の弱点であるなら、そこを整えている事務所は相対的に目立ちます。研修は費用ではなく、事務所の設計そのものだと捉え直すと、優先順位が変わってきます。

よくある質問

研修は何回に分けて実施すればよいですか

回数より、段階を分けることが重要です。7段階のうち、第一段階と第二段階は同じ回で扱い、第三段階以降は業務に戻ってから間隔を空けて実施する構成が定着しやすくなります。一度に詰め込むと、受講直後の理解は高くても、実務に戻ったときに使われません。

事務職員にも研修は必要ですか

必要です。総務省の令和8年版情報通信白書の概要によれば、日本で最も活用されている業務類型は議事録・メール作成補助で回答割合が約7割とされています。これは事務職員の担当領域と重なります。有資格者だけに研修を行うと、効果が出やすい領域が手つかずのまま残ります。

到達度はどう測ればよいですか

実技課題で測る方法があります。生成AIが作成した想定のドラフトに誤りを1か所混ぜておき、受講者が気づけるかを見る形式です。知識テストでは、実務での確認行動が身についているかを測れません。結果は職員ごとに記録し、任せられる業務の範囲を決める材料に使います。

職種が混在する事務所ではどう分ければよいですか

第一段階から第四段階までは共通で実施し、第五段階の実務適用から分ける構成が組みやすい形です。共通部分を全員で受けることで、事務所としての判断基準が揃います。分岐後は、扱う情報の機微性が高い職種ほど、確認工程の課題を厚くします。

研修資料は誰が作るのがよいでしょうか

到達目標と規程との接続部分は事務所内で作り、操作手順の部分は外部の資料や提供事業者の公式ドキュメントを使う分担が現実的です。操作手順を自作すると、仕様変更のたびに更新が発生します。変わらない部分だけを内製することで、維持の負担を抑えられます。

研修を受けた職員が退職した場合はどうなりますか

事務所に残るのは、個人の習熟ではなくカリキュラムと記録です。到達目標と実技課題を文書として持っていれば、後任に同じ研修を実施できます。逆に、特定の職員の頭の中だけに手順がある状態では、退職とともに失われます。研修設計の副次的な効果として、この属人化の解消があります。

生成AIを使わない方針の職員がいる場合はどうすればよいですか

使うかどうかの前に、事務所の規程と入力可否の判断基準は全員が共有しておく必要があります。第一段階の内容は、使わない職員にとっても、他の職員の作業を理解し確認するために必要な知識になります。第二段階以降の参加は、担当業務との関係で判断する事務所があります。

参考文献

• 総務省 令和8年版情報通信白書（概要）
• e-Gov法令検索 弁護士法第23条
• e-Gov法令検索 税理士法第38条
• e-Gov法令検索 社会保険労務士法第21条
• e-Gov法令検索 公認会計士法第27条
• e-Gov法令検索 個人情報の保護に関する法律第27条
• 個人情報保護委員会 生成AIサービスの利用に関する注意喚起等

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