Gemini Sparkとは、Googleが提供する常時稼働型のパーソナルAIエージェントのことです。

受信トレイの整理と日程調整を、AIに常時任せてよいのか。この問いに事務所として答えを持っているでしょうか。本記事は、Google Japan Blogの公表記事で確認できる仕様を起点に、士業事務所が秘書業務にパーソナルAIエージェントを使う場合の論点を整理します。本記事は士業のチカラ編集部が、公表されている一次情報のみを根拠に作成しています。法令の条文はe-Gov法令検索の原文で、製品の仕様は提供事業者の公表資料で確認しています。日本のGoogle AI Proユーザーへの順次提供が告知されたのは2026年7月29日で、日付と提供条件は上記の公表記事に記載があります。

常時稼働するエージェントは何が違うのか

Gemini Sparkについて、Googleの公表記事は、パソコンを閉じているときやスマートフォンがロックされているときでもバックグラウンドで動作すると説明しています。稼働場所はGoogleのクラウド基盤で、初期設定は不要、GmailやDocs、SheetsといったGoogle Workspaceのツールと連携する構成です。対象は日本語および英語のGoogle AI UltraおよびProのユーザーで、日本のProユーザーには順次提供されると案内されています。搭載モデルはGemini 3.5とされています。これらはいずれも同社の公表記事に記載のある内容です。

事務所の実務から見て、従来の対話型AIと決定的に違うのは、こちらが質問しなくても動く点です。従来型は、こちらが資料を貼り付けて質問し、返ってきた答えを使うという流れでした。エージェント型は、メールの受信やカレンダーの変化を起点に、あらかじめ与えた指示に沿って動きます。公表記事のプロンプト例にも、受信トレイから問い合わせをスキャンして返信の下書きを作成し、下書きフォルダに保存させる例が挙げられています。士業事務所の秘書業務そのものです。

同時に、公表記事は制御の仕組みも説明しています。機能を有効にするかどうか、どのアプリと連携するかはユーザー自身が選択でき、支払いやメール送信といった重要なアクションの実行前には事前確認する設計だとされています。つまり、勝手に送信されるわけではありません。ただし、下書きの作成や資料の要約といった、確認を挟まない動作は日常的に走ります。事務所として見るべきは、送信の可否よりも、どのデータをエージェントが読むのかという読み取り側の範囲です。

この構図は、他社のエージェント型サービスでも共通しています。当サイトでもGrok Botが対応プランを拡大 士業事務所のAIエージェント7判断軸で近い論点を扱いました。製品ごとに設定画面は違っても、判断すべきことは、読み取り範囲、実行の承認、記録の3つに収れんします。

もう一点、事務所の視点で押さえておきたいのが、初期設定が不要という設計の意味です。導入の手間が小さいことは利点ですが、裏を返せば、事務所の管理部門が把握しないうちに個々の職員が有効化できるということでもあります。これまで事務所のITルールは、ソフトを入れる、アカウントを作るという明確な行為を起点に組まれてきました。既存の契約プランに機能が追加される形で入ってくるものは、その起点が存在しません。導入の判断を求められる前に、すでに使われている可能性がある。ここが従来のツール選定と最も違う点です。

そのため、この種の機能については、導入の可否を検討する前に、まず現状の把握から入るほうが順序として自然です。事務所のどのアカウントがどのプランを契約しているか、その中でエージェント機能が使える状態になっているかを一覧にします。契約が個人名義で残っているアカウントがあれば、その時点で管理の外にあることになります。

秘書業務に入れる前に決める7つのこと

ここからは、事務所でエージェント型のAIを秘書業務に使う場合の手順として整理します。個別の製品の設定手順ではなく、どの製品でも共通して決めておく事項として読んでください。各段階には、有資格者による判断の工程を残しています。

第一に、対象アカウントを分けます。事務所の業務用アカウントと、所長個人のプライベートアカウントを同じエージェントに読ませないことです。個人アカウントで有効化したエージェントが、業務メールの入ったアカウントを参照できる状態になっていないかを確認します。第二に、読み取り対象のサービスを絞ります。メールは対象にするがドライブ上の案件フォルダは対象にしない、といった線引きを先に決めます。連携は一度有効にすると意識から外れるため、有効化のたびに記録を残す運用にします。

第三に、業務の型ごとに可否を決めます。事務所への一般的な問い合わせメールの一次仕分けと、係争中の案件に関するやり取りの要約とでは、機微性がまったく違います。前者は許容し後者は対象外とする、といった形で、業務の型ごとに線を引きます。第四に、下書きの扱いを決めます。エージェントが作った返信案を、そのまま送信できる状態に置かないことです。下書きフォルダに保存させ、送信は人が行う運用にすれば、確認の工程が構造的に入ります。

第五に、依頼者や顧問先への説明方針を決めます。日程調整の連絡文をAIが下書きしていることを、どこまで伝えるかという問題です。すべてを開示する必要があるかは事務所ごとの判断ですが、聞かれたときに説明できる状態にしておくことは、どの事務所にも共通する備えになります。第六に、記録の取り方を決めます。いつ、どの連携を有効にし、どの範囲を読ませたかを台帳に残します。第七に、四半期ごとに連携先を棚卸しし、使っていない連携は解除します。連携の放置は、事務所が把握していないデータ経路を残すことになります。

以下は、エージェントに与える指示を事務所として設計するときのプロンプト例です。実在の依頼者名や案件名は入れず、架空のA社を使っています。

あなたは法律事務所・税理士事務所などの士業事務所の事務局です。
これから、常時稼働型のAIエージェントに与える指示文を設計します。

前提:
- エージェントが読めるのは、事務所の代表アドレス宛の受信メールのみ
- 案件フォルダ、会計データ、顧問先から預かった資料は読み取り対象外
- 出力はすべて下書き保存とし、送信は人が行う

上記の前提を満たす指示文を、次の3業務について1本ずつ作成してください。
1. 一般問い合わせメールを、面談希望・見積依頼・その他の3分類に仕分ける
2. 面談希望のメールに対し、候補日を3つ提示する返信文を下書きする
3. その日に届いた問い合わせの件数と分類を、1日1回まとめて報告する

各指示文には、エージェントが実行してはならない動作を明記してください。
また、前提に反する動作を求める指示になっていないか、自己点検の結果も書いてください。

導入前の確認では、次のプロンプトで自事務所の運用と製品仕様の突き合わせを行います。ベンダーの公表ドキュメントを貼り付けて使う設計です。

あなたは事務所のIT管理担当です。
以下に貼り付けるのは、AIエージェント製品の公式ドキュメントの本文です。

この本文だけを根拠に、次の6項目を「記載あり」「記載なし」「判断できない」で分類し、
記載ありの場合は該当箇所を原文のまま引用してください。
1. エージェントが読み取れるデータの範囲と、その変更方法
2. 実行前にユーザー確認を求める動作の種類
3. 入力・参照したデータを学習に利用するかどうか
4. データの保存場所と保存期間
5. 管理者が利用状況を確認できる機能の有無
6. 解約時のデータの取り扱い

本文に書かれていない内容を、一般論として補うことはしないでください。

出力された分類表は、そのまま事務所の判断材料になります。空欄が多い製品ほど、機微な情報を扱う業務に入れる判断は難しくなります。

日程調整を任せる場合の組み立ても補足しておきます。士業事務所の日程調整は、単なる空き時間の照合ではありません。相手方の属性によって、面談場所、同席者、所要時間、事前に送る資料が変わります。この判断部分までエージェントに委ねると、初回相談と継続案件の打ち合わせが同じ扱いになり、結果として調整のやり直しが増えます。現実的なのは、候補日の抽出と一次案文の作成までをエージェントに任せ、相手方の属性に応じた条件の当てはめは人が行う分担です。候補日の抽出だけでも、往復のメールを1回減らせる場面は多くあります。

もう一つ、日程調整で見落とされやすいのが、カレンダーの予定名そのものが機微情報になる点です。案件名や相手方の名称を予定名に入れている事務所は少なくありません。カレンダーを読み取り対象に含めるなら、予定名の付け方のルールもあわせて見直す必要があります。案件番号だけを予定名に書き、詳細は案件管理システム側に置く運用にすれば、カレンダーを読ませても機微性は下がります。

守秘義務との関係で先に整理しておく論点

士業の守秘義務は職種ごとに根拠条文が分かれています。弁護士はe-Gov法令検索 弁護士法第23条、税理士はe-Gov法令検索 税理士法第38条、公認会計士はe-Gov法令検索 公認会計士法第27条、社会保険労務士はe-Gov法令検索 社会保険労務士法第21条にそれぞれ定めがあります。いずれも秘密を守る義務を置く規定で、生成AIやエージェントの利用がこれらとの関係でどう位置づけられるかは、入力するデータと契約形態によって整理が変わる論点です。

エージェント型で特に検討が必要なのは、読み取りの範囲が本人の意識から外れやすいことです。従来型であれば、資料を貼り付けるという行為が毎回発生するため、何を入れたかは本人が把握できます。エージェント型は、一度連携を許可すると、その後は本人が意識しないところで受信メールを読み続けます。この差は、事務所の規程を書くときの前提を変えます。入力してよいデータを列挙する形式ではなく、読み取りを許可するサービスと範囲を列挙する形式に変えるほうが、実態に合います。

個人データを扱う場合の枠組みはe-Gov法令検索 個人情報の保護に関する法律第27条に定めがあり、外部サービスへの提供がどの枠組みに位置づけられるかは、契約上の役割と実際のデータの流れによって整理が分かれます。判断の前提になるのは提供事業者の公表条件で、個人情報保護委員会も生成AIサービスの利用に関する注意喚起等を公表しています。委託先の確認という観点は、当サイトの家庭向けAI秘書OllieがSOC2取得 士業が学ぶ委託先確認3点でも整理しました。

実務的には、規程に書く前に一覧を作る作業が効きます。事務所で使っているクラウドサービスを縦に並べ、そこに保存されているデータの機微性を三段階で評価し、エージェントの読み取り対象にするかどうかを横に置く形式です。この一覧があると、規程の条文を書く作業が、方針の議論ではなく記述の作業になります。逆に一覧を作らずに規程を書き始めると、抽象的な禁止条項が並び、現場では判断できない文書になります。

利益相反の管理という観点も、エージェント型では新しい論点になります。同一事務所内で相反する立場の案件を扱う場合、情報の遮断が求められる場面があります。エージェントが事務所全体のメールを横断して読める設定になっていると、この遮断の設計と衝突する可能性があります。読み取り範囲をアカウント単位ではなく、案件のグループ単位で切れるかどうかは、製品を選ぶ際の確認項目になります。

顧問先への説明という観点では、日程調整のような軽い業務ほど、説明のタイミングを逃しやすい傾向があります。契約書のレビューにAIを使う場合は説明するのに、日程調整の連絡文は説明しない、という運用は説明の基準が曖昧です。事務所として、どの業務までを説明対象にするかの線を決めておくと、担当者ごとのばらつきを防げます。

起きやすい3つの失敗

一つ目は、個人のプランで有効化したエージェントが業務メールを読む状態です。士業事務所では、所長個人が契約したプランをそのまま業務に使っている例が少なくありません。個人契約のまま業務アカウントと連携させると、契約主体と業務主体がずれ、事務所として管理できない経路が生まれます。契約主体を事務所に寄せるところから始めるのが現実的です。

二つ目は、便利さが先行して読み取り範囲が広がっていく失敗です。最初はメールだけだった連携が、便利だからとカレンダー、ドライブ、チャットへと広がります。個々の判断はどれも小さいのですが、合計すると事務所のほぼ全データが対象になります。連携を増やすときは、増やした事実と理由を台帳に1行残す運用にしておくと、範囲の膨張に気づけます。

この二つ目の失敗を防ぐには、連携を増やす判断を個人に閉じさせないことです。増やしたい理由と、増やすことで読める範囲がどう変わるかを1枚に書いて、事務局が承認する形にします。手続として重くしたいのではなく、範囲が広がった事実を事務所として認識できる状態を保つのが目的です。

三つ目は、下書きをそのまま使ってしまう失敗です。エージェントが作った返信文は形式が整っているため、確認が甘くなりがちです。特に、日付や金額、期限の記載は、元のメールの読み取り誤りがそのまま反映されます。送信前に、日付と金額と相手方の名称だけは原文と突き合わせる、という最小限の確認手順を決めておくと事故を減らせます。条番号や施行日の確認については生成AIの条番号と施行日は疑う 士業事務所が組むダブルチェック7工程にまとめています。

費用と体制をどう考えるか

Gemini Sparkは、Googleの公表記事によればGoogle AI UltraおよびProのユーザーが対象で、単体の製品として販売されているものではありません。したがって費用の判断は、エージェント機能そのものの価格ではなく、事務所として契約するプランの選定という形になります。各プランの価格は提供事業者の公式ページで確認するのが確実で、キャンペーンや改定で変動するため、記事の数字を根拠にしない運用をおすすめします。

投資判断として考えるなら、削減できる作業を先に特定しておくことです。士業事務所の秘書業務のうち、エージェント型が効きやすいのは、問い合わせの一次仕分け、日程調整の候補日抽出、定型連絡の下書き、期限のリマインドの4つです。逆に効きにくいのは、相手方との交渉を含む連絡、機微な事情を含む案件の連絡、初回相談の受付判断です。この線引きを事前にしておかないと、効果が出ない業務に工数を投じることになります。

工数の面では、導入そのものより運用設計に時間がかかります。読み取り範囲の決定、業務の型ごとの可否判断、台帳の整備、事務局への説明という4つの作業が必要で、これらは製品を切り替えても再利用できる資産になります。体制としては、連携の設定と台帳の維持を事務局が持ち、機微性の判断を有資格者が持つ二層構造が扱いやすい形です。全員が自由に連携を設定できる状態のままだと、範囲の把握ができなくなります。

エージェント時代に事務所が問われること

エージェント型の普及で変わるのは、AIを使うかどうかではなく、どこまで読ませるかという設計の巧拙です。読ませる範囲を絞れば安全性は上がりますが、できることは減ります。広げれば効率は上がりますが、説明責任の範囲も広がります。この釣り合いを事務所として設計し、必要に応じて依頼者に説明できる状態を作ることが、これからの実務的な差になります。

職員の役割にも影響が及びます。問い合わせの仕分けや日程調整の一次案作成は、これまで新人の事務職員が担ってきた業務であり、そこを通じて案件の型や事務所の作法を覚えてきた面があります。その工程をエージェントに寄せると、効率は上がる一方で、育成の入り口が細くなります。空いた時間で何を経験させるかを同時に設計しておかないと、数年後に判断できる人が育っていないという形で跳ね返ります。効率化の議論と育成の議論を同じ場で行うことが、事務所としては現実的です。

もう一つの論点は、担当者の交代に耐えるかどうかです。エージェントの設定が特定の職員の頭の中にしかない状態は、その職員が退職した時点で誰も範囲を説明できなくなります。設定を台帳に落とし、四半期に一度見直す運用は、地味ですが引き継ぎの土台になります。製品の進化は速く、仕様も変わりますが、範囲と承認と記録という3つの軸は変わりません。この3軸で自事務所の状態を書き出しておけば、次に別の製品が出てきたときも同じ枠で判断できます。

よくある質問

Gemini Sparkは日本で誰でも使えますか

いいえ、対象は限定されています。Googleの公表記事によれば、日本語および英語のGoogle AI UltraおよびProのユーザーが対象で、日本のProユーザーには順次提供されると案内されています。無料プランでそのまま使えるものとしては案内されていません。

パソコンを閉じていても動くというのは本当ですか

はい、公表記事にその旨の記載があります。パソコンを閉じているときやスマートフォンがロックされているときでもバックグラウンドで動作し、Googleのクラウド基盤で稼働すると説明されています。端末が手元になくても処理が進むという前提で、読み取り範囲を設計する必要があります。

勝手にメールを送信されることはありますか

公表記事によれば、支払いやメールの送信といった重要なアクションの実行前には事前確認する設計だとされています。ただし、下書きの作成や情報の整理は確認を挟まずに行われます。事務所としては、送信の可否より、何を読ませるかの設計を先に決める運用が現実的です。

顧問先の資料をエージェントに読ませてもよいのでしょうか

判断の前提になるのは、読み取り対象に何が含まれるかと、提供事業者のデータ取扱条件です。守秘義務の根拠となる条文は職種ごとに分かれており、税理士であればe-Gov法令検索 税理士法第38条に定めがあります。顧問先から預かった資料を読み取り対象に含めるかどうかは、事務所ごとに整理が必要な論点です。

事務所の規程はどう変えればよいですか

入力してよいデータを列挙する形式に加えて、読み取りを許可するサービスと範囲を列挙する項目を足す構成が実態に合います。エージェント型は一度の許可がその後ずっと効くため、入力のたびに判断する前提の規程だけでは運用を捉えきれません。連携の有効化を承認制にし、台帳に記録する条項を置く事務所があります。

無料プランの生成AIと比べて危険性は高いのでしょうか

高い低いを一般論で比較するのは難しく、比べるべきは読み取り範囲と契約条件です。無料プランでも入力したデータの扱いが問題になる点は同じで、エージェント型では加えて読み取り範囲の広さが論点に加わります。無料プランの扱いについては無料ChatGPTが最新モデルになった 事務所のシャドーAI規程7見直しで整理しています。

カレンダーを読み取り対象にしても問題ないでしょうか

判断の前提は、そのカレンダーの予定名に何を書いているかです。案件名や相手方の名称を予定名に入れている事務所では、カレンダーそのものが機微情報の集合になります。案件番号だけを予定名に置き、詳細は案件管理システム側に持たせる運用に変えてから読み取り対象に含める、という順序で進める方法があります。

導入するかどうかの判断は誰がすべきでしょうか

判断を事務局だけに委ねると機微性の評価が抜け、有資格者だけに委ねると設定の実態が把握されません。連携の設定と台帳の維持を事務局が持ち、業務の型ごとの可否判断を有資格者が持つ二層構造にして、四半期ごとに突き合わせる進め方が回りやすい構成です。

参考文献

• Google Japan Blog Gemini Spark 24時間365日対応する自分だけのAIエージェントが日本のProユーザーにも拡大
• e-Gov法令検索 弁護士法第23条
• e-Gov法令検索 税理士法第38条
• e-Gov法令検索 公認会計士法第27条
• e-Gov法令検索 社会保険労務士法第21条
• e-Gov法令検索 個人情報の保護に関する法律第27条
• 個人情報保護委員会 生成AIサービスの利用に関する注意喚起等

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