音声AIの運用ルールとは、録音から文字起こしまでの取扱いを事前に定めた事務所の決めごとのことです。

録音してよいかを面談の場で判断していると、判断が担当者ごとにぶれます。この記事では、面談の録音と音声AIによる文字起こしを事務所の運用に載せるとき、同意の取り方、保存と削除の設計、士業ごとの守秘義務との関係をどう整理するかをまとめます。本記事は士業のチカラ編集部が、公表されている一次情報のみを根拠に作成しています。法令の条文はe-Gov法令検索の原文で、行政の見解は各府省庁の公表資料で確認しています。判断の基準となるAI事業者ガイドラインは版を重ねており、第1.2版が令和8年3月31日に公表されています（出典: 総務省 AI事業者ガイドライン）。

録音そのものより、そのあとの取扱いが決まっていない

問題になりやすいのは録音の可否ではなく、録音データがどこに置かれ、いつ消えるかが決まっていないことです。文字起こしまで済ませたあと、音声ファイルが担当者の端末に残る。要約が案件フォルダに入る一方で、元の音声はチャットの履歴に残る。こうした状態は、誰も悪意なく作り出します。そして、事故が起きるまで誰も気づきません。気づく契機は、たいてい担当者の退職か、端末の入れ替えです。

同じことは紙のメモでも起きていたはずですが、音声と文字起こしには量の問題があります。手書きのメモは物理的に増えないので自然に整理されますが、デジタルの記録は放っておくと積み上がります。整理されないまま増えるものは、管理できていないのと同じです。

背景には、音声AIの導入のしやすさがあります。会議ツールに録音と文字起こしの機能が組み込まれ、追加の契約なしに使える構成が増えました。導入の意思決定を経ずに機能が有効になっている場合、事務所として何も決めないまま運用が始まります。面談記録を業務に載せる工程そのものは士業のAI議事録・文字起こし活用を扱った記事で整理しています。この記事で扱うのは、その手前の取扱いのルールです。

法令の側から見ると、面談の音声は個人情報を含む記録です。個人情報保護法第21条は、個人情報を取得した場合は、あらかじめ利用目的を公表している場合を除き、速やかにその利用目的を本人に通知し、または公表しなければならない旨を定めています。同法第18条は、あらかじめ本人の同意を得ないで、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱ってはならない旨を定めています。相談の記録を取ることと、その記録をAIの学習や事務所内の別目的に使うことは、利用目的の観点では別の話になります。

要配慮個人情報が混ざる場面にも注意が要ります。同法第20条第2項は、法令に基づく場合など一定の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで要配慮個人情報を取得してはならない旨を定めています。相談の内容によっては、病歴や犯罪の経歴に関する話が出ます。面談の録音では、話題を事前に選べません。

職能団体の側でも、生成AIの利用に関する検討が進んでいます。事務所として運用を組むときは、所属する会が示している考え方を先に確認しておくと、規程の書きぶりが定まります（参考: 日本弁護士連合会）。示されている内容が抽象的であっても、事務所の規程がそこから外れていないかを見る基準にはなります。

同意の取り方を、面談の前に型として決める

決めるのは、いつ、誰が、何を伝えて同意を得るかです。面談の場で口頭で確認するだけの運用は、記録が残らないため、後から説明できません。

第1に、伝える内容を固定します。録音すること、録音の目的、文字起こしに外部のサービスを使うかどうか、保存の期間、削除の方法。この五点を一枚にまとめ、面談の案内に同封する形にします。面談の冒頭で口頭説明を加えるとしても、書面が先にあるほうが、相談者は落ち着いて判断できます。目の前で判断を迫られる形にしないことが、同意の任意性を実質的に保つ条件になります。

第2に、同意の記録の残し方を決めます。案件管理に一列足して、同意の取得日と方法を記録する形が現実的です。書面での同意を得るのか、メールでの返信をもって同意とするのか、事務所として一つに決めます。担当者ごとに方法が違うと、後から一括して確認できません。

同意を得る担当者も決めておきます。面談を担当する有資格者が自ら説明する形か、受付の段階で事務局が案内する形か。前者は説明の精度が高く、後者は取りこぼしが少ない。事務所の面談の流れに合うほうを選び、途中で変えないことが要点です。担当が曖昧だと、双方が相手方が説明したものと思い込む事態が起きます。

第3に、同意が得られなかった場合の運用を決めます。録音しない場合の記録の取り方を用意しておかないと、断られた瞬間に担当者が困ります。手書きのメモを面談後に清書する手順を標準として持っておけば、同意が取れないこと自体は運用上の問題になりません。むしろ、断りにくい空気を作らないことのほうが要点です。

第4に、外部サービスを使う場合の説明を加えます。文字起こしをクラウドのサービスで行うなら、その事実を伝える対象になります。事業者向けの契約では入力データを既定でモデル学習に使わないと明示するベンダーがあり、Anthropicは商用サービスの入力を既定でモデルの訓練に使わないと説明しています（出典: Anthropic Privacy Center）。Google Workspaceも、Geminiに入力した内容を広告や外部向けモデルの改善に使わない旨を案内しています（出典: Google Workspace ヘルプ）。確認した内容と確認日を台帳に残します。

第5に、削除の手順を決めます。音声ファイルをいつ消すか、文字起こしのテキストをどこまで残すか。実務では、要約と確定した記録を案件フォルダに残し、元の音声は一定期間の経過後に削除する運用が採られます。削除の実行を誰が担うかまで決めないと、消す作業が誰の仕事でもなくなります。

第6に、保存場所を一本化します。音声、文字起こしのテキスト、確定した要約。この三つがそれぞれ別の場所に散ると、削除の実行も権限の管理も成り立ちません。案件フォルダの下に三つの区分を作り、そこ以外には置かない運用にします。会議ツールのクラウド上に元データが残る構成であれば、そこも管理対象に含めます。手元に落としたつもりで、実際にはツール側にも残っているという二重保存が、いちばん見落とされます。

第7に、点検の周期を決めます。四半期に一度、利用中のツールの設定と、保存領域の中身を突き合わせます。規程どおりに削除が実行されているか、想定していない場所に記録が残っていないかを見る作業です。点検を運用に組み込んでおかないと、規程は書いてあるだけの文書になります。点検の結果は一行でよいので記録に残します。

以上の七つを一枚の紙にまとめれば、事務所の運用ルールとして成立します。厚い規程を作る必要はなく、むしろ一枚に収まる分量であることが、担当者に読まれる条件になります。項目を足したくなったときは、既存の項目のどれかを畳めないかを先に考えます。

文字起こしの後処理には、生成AIを補助に使えます。次のようなプロンプトで、要約の粒度を揃えます。

あなたは士業事務所の面談記録を整理する補助者です。以下の文字起こしテキストから、事務所内で使う記録の下書きを作ってください。

制約:
- 法的な評価、結論、見通しは書かない
- 発言者が述べていない事実を補完しない。不明な点は「確認事項」として列挙する
- 病歴、信条、犯罪の経歴など要配慮となり得る記述は、本文に転記せず「要配慮情報あり（別途取扱い）」とだけ記す
- 出力は「相談の概要」「確認できた事実」「確認事項」「次回までの宿題」の4区分にする

文字起こしテキスト:
（ここに貼る。氏名は相談者A、相手方Bに置換済みであること）

同意の書面そのものの下書きにも使えますが、条文の引用は入れさせない設計にします。

あなたは士業事務所の書面作成を補助する担当者です。面談の録音についての説明書面の下書きを作ってください。

制約:
- 法令の条番号は書かない。根拠を示す必要がある箇所は「要確認」とだけ書く
- 相談者に不利益がないことを保証する表現を使わない
- 説明する項目は「録音すること」「録音の目的」「外部サービスの利用有無」「保存期間」「削除の方法」「同意しない場合の取扱い」の6項目に限る
- 出力は段落で書き、専門用語は平易な語に置き換える

事務所の前提:
- 利用するサービス:
- 保存期間:
- 削除の担当:

士業ごとの守秘義務と、この運用の関係

前提として、士業ごとに守秘義務の根拠条文が異なります。弁護士法第23条は、弁護士または弁護士であつた者は、その職務上知り得た秘密を保持する権利を有し、義務を負うとしています。税理士法第38条は、税理士は正当な理由がなくて税理士業務に関して知り得た秘密を他に洩らし、又は窃用してはならないと定めています。社会保険労務士法第21条は、開業社会保険労務士または社会保険労務士法人の社員は、正当な理由がなくて、その業務に関して知り得た秘密を他に漏らし、又は盗用してはならないと定めています。司法書士法第24条は、司法書士または司法書士であつた者は、正当な事由がある場合でなければ、業務上取り扱つた事件について知ることのできた秘密を他に漏らしてはならないと定めています。

条文の文言は近いのですが、正当な理由と正当な事由という語の違いのように、細部は一致していません。複数の士業が同居する事務所では、記録の取扱いの基準を最も厳しい側に揃える運用が実務では採られます。士業ごとに基準を変えると、共有フォルダの設計が破綻するためです。

外部サービスに音声や文字起こしを渡す構図をどう位置づけるかは、契約の内容と情報の性質によって変わる論点です。相談者の個人データを含む処理を外部サービスで行う場合、個人情報保護法第25条は委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を求めています。第三者提供の制限を定める同法第27条との関係を含め、どの枠組みで整理するかは事案ごとの論点になります。個人情報保護委員会のガイドラインを規程の参照先として書いておくと、担当者が迷いません（参考: 個人情報保護委員会 個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン）。

規程に落とすときは、投入可の型を先に定義します。氏名を置換した文字起こしテキストは所定の環境で処理可、音声ファイルは事務所が契約した環境の外に出さない、要配慮となり得る内容を含む面談は投入前に担当者の承認、といった粒度です。AIツールの権限とログの設計はAIツール選定でセキュリティ認証をどう読むかを扱った記事の確認手順が使えます。

利用目的の書き方も、規程と説明書面で揃えます。面談の記録を作成するためという目的と、事務所内の品質向上のために記録を分析するという目的は、範囲が違います。後者まで含めるつもりなら、その旨を最初から書いておきます。運用が始まってから目的を広げるほうが、説明の手間はかかります。何に使うかを狭く書きすぎると、あとで使えなくなる。広く書きすぎると、相談者の警戒を招く。この兼ね合いは事務所の方針として決める部分です。

相手方や第三者の発言が録音に含まれる点も、設計に織り込みます。同意を得たのは相談者であって、話題に上る第三者ではありません。記録の共有範囲を事務所内に限る運用と、第三者に関する記述を要約の段階で必要最小限にする運用の両方が要ります。

運用が崩れる5つの場面

ひとつ目は、機能が既定で有効になっていた場面です。会議ツールの更新で録音や要約の機能が自動的に有効になり、気づかないうちに記録が生成されていた、という事故が起こり得ます。回避策は、四半期に一度、利用中のツールの設定を点検する作業を運用に組み込むことです。

ふたつ目は、削除の担当が決まっていない場面です。保存期間を規程に書いても、実行する人がいなければ残り続けます。案件終結の手続きの中に、音声の削除を一項目として入れておくと取りこぼしが減ります。

みっつ目は、同意の記録が残っていない場面です。口頭で了解を得たという担当者の記憶しかない状態では、後から確認できません。案件管理に一列足すだけで済む作業なので、運用開始と同時に始めます。

よっつ目は、担当者が個人の端末で処理する場面です。移動中に文字起こしを済ませたい、自宅で要約を仕上げたい。動機はいずれも善意ですが、事務所が管理していない環境に記録が渡ることになります。回避策は、事務所が契約した環境の外に音声を出さないことを規程に書いたうえで、外出先でも使える構成を用意することです。禁止だけを書いて代替手段を用意しないと、規程が守られません。

いつつ目は、文字起こしの誤りをそのまま記録にする場面です。音声認識は、固有名詞、金額、日付を取り違えます。とくに数字の取り違えは、後の判断に直結します。要約を確定する前に、金額と日付だけは音声を聞き直して確認する工程を入れておくと、実害が減ります。この確認は有資格者または担当者が行う前提です。

費用と体制をどう見積もるか

費用は、音声AIの利用料、保存領域の費用、規程整備と教育の工数の3層です。音声AIは録音時間に連動する契約と、利用者数に連動する契約があり、面談の多い事務所では前者のほうが読みにくくなります。会議ツールに付属する機能で足りるなら、追加契約を増やさないほうが権限管理は簡単です。

録音時間に連動する契約を選ぶ場合、面談の件数だけでなく一回あたりの長さも見積もりに要ります。初回相談が長引く分野では、想定の倍になることがあります。上限を超えたときの課金の仕方を契約前に確認しておくと、年度途中で予算が崩れません。

保存領域の費用は見落とされがちです。音声ファイルはテキストに比べて容量が大きく、削除の運用がないと積み上がります。保存期間を決めることは、法令上の整理であると同時に、費用の管理でもあります。

初期構築の実体は、説明書面の作成と規程の改定です。どちらも所内の作業で、外部委託の費用は要りません。時間としては、面談の案内書式を差し替える作業が一番手間になります。既存の書式に一項目を足す形にすると、差し替えの範囲が狭く済みます。

体制は、運用を持つ人をひとり決めることが要点です。ツールの設定点検、削除の実行確認、ベンダーのポリシー変更の追跡を担います。事務所全体の投資判断の測り方は士業事務所のAI費用対効果をどう測るかを扱った記事の手順と揃えると、他の投資と比較できます。

この先1年で論点になること

論点は、面談記録が事務所の資産として扱われるようになったときの管理の重さです。文字起こしが蓄積すれば、過去の相談を横断して検索できるようになります。利便性は上がりますが、同時に、誰がどの案件の記録にアクセスできるかという権限設計が重くなります。蓄積を始める前に、権限の方針を決めておくほうが後の整理が軽く済みます。

もうひとつは、相談者側の受け止め方の変化です。録音への抵抗感は年々薄れている一方で、AIが処理することへの警戒は残ります。説明の仕方によって同意率が変わるため、説明書面の文面は運用しながら見直す対象です。断られた場合の代替手順を持っていることが、丁寧な説明を可能にします。

三つ目は、記録の証拠性です。文字起こしは編集できるため、確定した記録として扱うには手順が要ります。誰がいつ確定させたかを残す運用にしておくと、後の照会に耐えます。確定前の下書きと確定後の記録を同じ場所に置かないことも、実務上は効きます。どちらが正なのか分からない状態が、後から最も面倒になります。

四つ目は、事務所内の教育です。音声AIは操作が簡単なぶん、担当者が自分の判断で使い始めます。使えること自体は良いのですが、同意の取得と保存の設計を知らないまま使われると、規程が形骸化します。運用ルールを配るだけでなく、なぜその設計にしたのかを一度説明する場を持っておくと、例外的な場面での判断が揃います。理由を知らない規則は、忙しいときに真っ先に飛ばされます。

よくある質問

面談の録音に、相談者の同意は要りますか

事務所として同意を取る運用を採るかどうかは、扱う情報の性質と契約の内容によって変わる論点です。実務では、録音の事実、目的、外部サービスの利用有無、保存期間、削除の方法を説明したうえで、同意の記録を残す運用が採られています。前提として、個人情報保護法第21条の利用目的の通知等が関係します。

同意を断られたらどうしますか

録音しない場合の記録の取り方を標準として用意しておきます。手書きのメモを面談後に清書する手順があれば、断られても運用は止まりません。代替手順がないと、担当者が断りにくい空気を作ってしまい、同意の任意性が形だけになります。

会議ツールに付属する文字起こしをそのまま使ってよいですか

利用しているプランの契約でデータの取扱いがどう定められているかを確認したうえで判断することになります。事業者向けのプランでは入力を学習に使わない旨を明示するベンダーがあり、確認した内容と確認日を台帳に残す運用が実務では採られています。既定で機能が有効になっている場合は、設定の点検を先に行います。

音声ファイルはいつまで保存しますか

事務所として一律の期間を決めておく運用が実務では採られています。要約と確定した記録を案件フォルダに残し、元の音声は一定期間の経過後に削除する形です。期間そのものより、削除を実行する担当を決めることのほうが運用上は効きます。

要配慮個人情報が出てきた場合はどう扱いますか

面談では話題を事前に選べないため、出てくる前提で手順を組みます。個人情報保護法第20条第2項は、一定の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで要配慮個人情報を取得してはならない旨を定めています。実務では、要約の段階で本文に転記せず、別枠で管理する運用が採られます。

相手方や第三者の発言はどう扱いますか

同意を得たのは相談者であって、話題に上る第三者ではありません。記録の共有範囲を事務所内に限り、第三者に関する記述は要約の段階で必要最小限にとどめる運用が要ります。第三者の情報を含む記録の取扱いは、案件の性質によって論点が変わります。

文字起こしの精度はどのくらい信用できますか

用途によって分かれます。話の流れをたどる目的であれば実用的な水準ですが、金額、日付、固有名詞は取り違えが起きます。要約を確定する前に、この三種だけは音声を聞き直して確認する工程を入れておくと、実害が減ります。確認は担当者または有資格者が行う前提です。

相談者から、録音データの削除を求められたらどうしますか

求めがあった場合の手順を、運用ルールの中に用意しておきます。誰が受け付け、どの範囲を削除し、削除した事実をどう記録するかの三点です。保存場所を一本化していれば、削除の実行は難しくありません。散らばっていると、消したつもりで残る事態が起きます。

複数の士業が同居する事務所では、基準をどう揃えますか

最も厳しい側に揃える運用が実務では採られます。守秘義務の根拠条文は士業ごとに異なりますが、共有フォルダやツールは事務所単位で運用するため、基準を分けると設計が破綻します。個別の例外を作るより、全体を厳しい側に寄せるほうが管理が続きます。

参考文献

• e-Gov法令検索 個人情報の保護に関する法律第18条（利用目的による制限）
• e-Gov法令検索 個人情報の保護に関する法律第20条（適正な取得）
• e-Gov法令検索 個人情報の保護に関する法律第21条（取得に際しての利用目的の通知等）
• e-Gov法令検索 弁護士法第23条（秘密保持の権利及び義務）
• e-Gov法令検索 社会保険労務士法第21条（秘密を守る義務）
• e-Gov法令検索 司法書士法第24条（秘密保持の義務）
• 総務省 AI事業者ガイドライン
• 個人情報保護委員会 個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン
• 日本弁護士連合会

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